Beschluss Nr. 18/2020 des Ausschusses der Regionen über den Zugang der Öffentlichkeit zu den Dokumenten des Ausschusses der Regionen

1 Jeder Unionsbürger und jede natürliche oder juristische Person mit Wohnsitz oder Sitz in einem Mitgliedstaat hat vorbehaltlich der in der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 festgelegten Grundsätze, Bedingungen und Einschränkungen und der besonderen Bestimmungen dieses Beschlusses ein Recht auf Zugang zu den Dokumenten des Ausschusses der Regionen („der Ausschuss“).

2 Für die Zwecke dieses Beschlusses bezeichnet der Ausdruck „Dokumente des Ausschusses“ jeden Inhalt im Sinne des Artikels 3 Buchstabe a der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001, der von einem Arbeitsorgan des Ausschusses oder vom Generalsekretariat des Ausschusses erstellt wurde oder dort eingegangen ist.

3 Der Ausschuss gewährt der Öffentlichkeit über das in Kapitel II beschriebene Register und auf Antrag gemäß Kapitel III Zugang zu seinen Dokumenten.

1 Gemäß Artikel 11 und 12 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 wird innerhalb des Ausschusses ein Dokumentenregister eingerichtet.

2 Die Dokumente des Ausschusses, die in der diesem Beschluss beigefügten Liste aufgeführt sind, und die Dokumente, zu denen der Zugang gemäß Kapitel III dieses Beschlusses gewährt wurde, sind für die Bürger in dem Register direkt in elektronischer Form zugänglich.

3 Der Ausschuss kann beschließen, andere als die in Absatz 2 genannten Dokumente in das Register aufzunehmen. In diesem Fall beschließt der Ausschuss je nach Art des Dokuments, das Dokument den Bürgern direkt in elektronischer Form im Register zugänglich zu machen oder in das Register nur eine Referenznummer für das Dokument, den Gegenstand und/oder eine Kurzbeschreibung des Inhalts und das Datum des Eingangs bzw. der Erstellung und der Eintragung in das Register aufzunehmen.

Dokumente des Ausschusses, die nicht in der diesem Beschluss beigefügten Liste aufgeführt sind, sind vorbehaltlich der in den Artikeln 4 und 9 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 festgelegten Beschränkungen auf Antrag so weit wie möglich für die Öffentlichkeit zugänglich.

1 Einreichung 1.1. Die Anträge auf Zugang zu einem Dokument sind in schriftlicher Form (ggf. auch in elektronischer Form) in einer der in Artikel 1 der Verordnung Nr. 1/1958 zur Regelung der Sprachenfrage für die Europäische Wirtschaftsgemeinschaft aufgeführten Sprachen an das Generalsekretariat des Ausschusses zu richten. 1.2. Der Antrag muss hinreichend präzise formuliert sein und insbesondere die zur Ermittlung des oder der beantragten Dokumente(s) erforderlichen Angaben sowie Name und Kontaktdaten des Antragstellers enthalten. 1.3. Ist ein Antrag nicht hinreichend präzise, bittet der Ausschuss den Antragsteller um Präzisierung des Antrags und leistet ihm dabei Hilfe; in diesem Fall beginnt die Antwortfrist erst mit dem Zeitpunkt, zu dem der Ausschuss diese Informationen erhält. 1.4. Bei mehrfachen Anträgen auf Zugang zu sehr umfangreichen Dokumenten oder zu einer sehr großen Zahl von Dokumenten kann der Ausschuss mit dem Antragsteller eine informelle Absprache treffen. 1.5. Der Antragsteller ist nicht verpflichtet, Gründe für seinen Antrag anzugeben.

2 Bearbeitung 2.1. Jeder Antrag auf Zugang zu einem Dokument, das im Besitz des Ausschusses ist, wird noch am Eingangstag an das für die Bearbeitung von Anträgen auf Zugang zu Dokumenten zuständige Team weitergeleitet, das den Eingang bestätigt, eine Antwort verfasst und das Dokument fristgerecht zugänglich macht. 2.2. Bezieht sich der Antrag auf ein Ausschussdokument, für das eine Ausnahmeregelung nach Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 Anwendung finden kann, wendet sich das für das Register zuständige Team an den Urheber des Dokuments, der innerhalb einer Frist von fünf Arbeitstagen einen Vorschlag für die weitere Vorgehensweise macht. 2.3. Betreffen die Bedenken hinsichtlich der Offenlegung Dokumente, die seitens Dritter erstellt wurden, so konsultiert der Ausschuss diese unter Einräumung einer Frist von mindestens fünf Arbeitstagen für die Beantwortung, damit beurteilt werden kann, ob eine der in Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 vorgesehenen Ausnahmeregelungen zum Tragen kommt. 2.4. Betrifft der dem Ausschuss vorgelegte Antrag ein von einem anderen Organ stammendes Dokument, das von diesem noch nicht veröffentlicht wurde, so setzt der Ausschuss dem für das Dokument zuständigen Organ eine Frist von mindestens fünf Arbeitstagen, um etwaige Vorbehalte gegen die Offenlegung des Dokuments geltend zu machen. 2.5. Geht innerhalb der gesetzten Frist keine Antwort von den Dritten bzw. dem Organ, von dem das Dokument stammt, ein, setzt der Ausschuss das Verfahren fort.

3 Entscheidung 3.1. Wird der beantragte Zugang gewährt, übermittelt der Ausschuss dem Antragsteller das angeforderte Dokument innerhalb von 15 Arbeitstagen nach Eingang des Antrags. Der Direktor der Direktion A ist zuständig für die positiven Bescheide, mit denen Zugang zu den angeforderten Dokumenten gewährt wird. 3.2. Wird der Antrag auf Zugang zu einem Dokument abgelehnt, so teilt der Ausschuss dem Antragsteller innerhalb von 15 Arbeitstagen nach dem Eingang des Antrags schriftlich die Gründe für die vollständige oder teilweise Ablehnung mit und unterrichtet den Antragsteller über sein Recht, einen Zweitantrag zu stellen. Antwortet der Ausschuss innerhalb der vorgeschriebenen Frist nicht, hat der Antragsteller das Recht, einen Zweitantrag zu stellen. Der Generalsekretär ist zuständig für ablehnende Bescheide, mit denen der Zugang zu den angeforderten Dokumenten ganz oder teilweise abgelehnt wird. 3.3. In Ausnahmefällen, beispielsweise bei einem Antrag auf Zugang zu einem sehr umfangreichen Dokument oder zu einer sehr großen Zahl von Dokumenten, kann die in den Absätzen 3.1 und 3.2 vorgesehene Frist um 15 Arbeitstage verlängert werden, sofern der Antragsteller vorab informiert wird und eine ausführliche Begründung erhält. 3.4. Der Direktor der Direktion A und der Generalsekretär können ihre jeweiligen in den Absätzen 3.1 und 3.2 genannten Befugnisse übertragen.

1 Einreichung 1.1. Der Zweitantrag ist binnen 15 Arbeitstagen nach Erhalt des Bescheids der vollständigen oder teilweisen Ablehnung des Zugangs zu dem angeforderten Dokument oder, bei Ausbleiben einer Antwort auf den Erstantrag, nach Ablauf der für die Beantwortung des Erstantrags vorgesehenen Frist an den Ausschuss zu richten. 1.2. Für den Zweitantrag gelten dieselben Formalien wie für den Erstantrag.

2 Bearbeitung Die Bestimmungen von Artikel 4 Absatz 2 dieses Beschlusses gelten entsprechend für die Bearbeitung von Zweitanträgen; der Ausschuss ist jedoch nicht verpflichtet, den Eingang des Zweitantrags zu bestätigen.

3 Entscheidung 3.1. Wird der beantragte Zugang gewährt, übermittelt der Ausschuss dem Antragsteller innerhalb von 15 Arbeitstagen nach Eingang des Zweitantrags das angeforderte Dokument. Der Präsident ist zuständig für die positiven Bescheide, mit denen Zugang zu den angeforderten Dokumenten gewährt wird. 3.2. Wird der Antrag auf Zugang zu einem Dokument abgelehnt, so teilt der Ausschuss dem Antragsteller innerhalb von 15 Arbeitstagen nach Eingang des Zweitantrags schriftlich die Gründe für die vollständige oder teilweise Ablehnung mit und unterrichtet den Antragsteller über mögliche Rechtsbehelfe. Der Präsident ist zuständig für ablehnende Bescheide, mit denen der Zugang zu angeforderten Dokumenten ganz oder teilweise abgelehnt wird. 3.3. In Ausnahmefällen, beispielsweise bei einem Zweitantrag auf Zugang zu einem sehr umfangreichen Dokument oder zu einer sehr großen Zahl von Dokumenten, kann die in den Absätzen 3.1 und 3.2 vorgesehene Frist um 15 Arbeitstage verlängert werden, sofern der Antragsteller vorab informiert wird und eine ausführliche Begründung erhält. 3.4. Der Präsident kann die in den Absätzen 3.1 und 3.2 genannten Befugnisse übertragen.

Lehnt der Ausschuss einen Zweitantrag auf Zugang zu einem Dokument ganz oder teilweise ab oder antwortet er nicht innerhalb der vorgeschriebenen Frist, so hat der Antragsteller die Möglichkeit, unter den in Artikel 263 bzw. Artikel 228 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union vorgesehenen Voraussetzungen Klage gegen den Ausschuss zu erheben und/oder eine Beschwerde beim Europäischen Bürgerbeauftragten einzureichen.

1 Bereitstellung der Dokumente 1.1. Die Dokumente werden je nach Wunsch des Antragsstellers durch Bereitstellung einer Kopie auf Papier oder in elektronischer Form zugänglich gemacht. 1.2. Ist ein Dokument bereits vom Ausschuss oder einer anderen Institution freigegeben worden und problemlos zugänglich, kann der Ausschuss dem Antragsteller den Zugang erleichtern, indem er ihn darüber informiert, wie er das angeforderte Dokument erhalten kann.

2 Antwortkosten Die Kosten für die Anfertigung und Übersendung von Kopien von mehr als 20 DIN A4-Seiten können dem Antragsteller in Rechnung gestellt werden. Sie dürfen allerdings die tatsächlichen Kosten nicht überschreiten. Die Übermittlung in elektronischer Form ist kostenlos.

Dem Generalsekretär obliegt es, die zur Sicherstellung der Durchführung dieses Beschlusses erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen.

Mit diesem Beschluss werden der Beschluss Nr. 64/2003 des Präsidiums des Ausschusses der Regionen vom 11. Februar 2003 über den Zugang der Öffentlichkeit zu den Dokumenten des Ausschusses der Regionen und der Beschluss Nr. 128/2003 des Präsidiums des Ausschusses der Regionen vom 17. Juni 2003 über die Dokumente des Ausschusses der Regionen, die über das elektronische Dokumentenregister für die Öffentlichkeit zugänglich sind, aufgehoben.

Dieser Beschluss tritt am Tag nach seiner Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.