Comité Europeo de la Regiones — Decisión n.o 18/2020 relativa al acceso del público a los documentos del Comité de las Regiones

1 Todo ciudadano de la Unión, así como toda persona física o jurídica que resida o tenga su domicilio social en un Estado miembro, tendrá derecho a acceder a los documentos del Comité de las Regiones (en lo sucesivo, «el Comité»), con arreglo a los principios, condiciones y limitaciones que se establecen en el Reglamento (CE) n.o 1049/2001 y a las disposiciones particulares previstas en la presente Decisión.

2 A efectos de la presente Decisión, se entenderá por «documentos del Comité» todo contenido, en el sentido del artículo 3, letra a), del Reglamento (CE) n.o 1049/2001, que haya sido elaborado o recibido por uno de los órganos del Comité o por la Secretaría General del Comité.

3 El Comité facilitará el acceso del público a sus documentos a través del registro establecido en el capítulo II y previa solicitud con arreglo a lo dispuesto en el capítulo III.

1 En aplicación del artículo 11 del Reglamento (CE) n.o 1049/2001, se crea en la institución un registro de documentos.

2 Los documentos del Comité mencionados en la lista anexa a la presente Decisión y los documentos a los que se haya concedido acceso en virtud del capítulo III de la presente Decisión serán directamente accesibles a los ciudadanos en formato electrónico en el registro.

3 El Comité podrá decidir incluir en el registro documentos distintos de los mencionados en el apartado 2. En tal caso, el Comité decidirá, teniendo en cuenta la naturaleza de cada documento, bien facilitar el acceso directo del documento a los ciudadanos en formato electrónico en el registro, bien incluir en el registro únicamente un número de referencia para el documento, el asunto o una breve descripción de su contenido y la fecha en la que se recibió o se redactó y se inscribió en el registro.

Los documentos del Comité que no figuren en la lista anexa a la presente Decisión serán, en la medida de lo posible, accesibles a los ciudadanos, a petición de los mismos, dentro de los límites establecidos en los artículos 4 y 9 del Reglamento (CE) n.o 1049/2001.

1 Presentación 1.1. Las solicitudes de acceso a un documento se enviarán a la Secretaría General del Comité en cualquier forma escrita, incluso en formato electrónico, en una de las lenguas enumeradas en el artículo 1 del Reglamento n.o 1/1958, por el que se fija el régimen lingüístico de la Comunidad Económica Europea . 1.2. La solicitud deberá estar formulada de forma suficientemente precisa e incluir los elementos que permitan identificar el o los documentos solicitados, así como el nombre y los datos de contacto del solicitante. 1.3. Si una solicitud no es lo bastante precisa, la institución instará al solicitante a formularla con más claridad y le prestará la debida asistencia; en este caso, el plazo de respuesta se suspenderá hasta el momento en que la institución disponga de dicha información. 1.4. En caso de solicitud reiterada o de solicitudes sucesivas de documentos de gran extensión o de gran número de documentos, la institución podrá tratar de llegar a un arreglo amistoso con el solicitante. 1.5. El solicitante no estará obligado a justificar su solicitud.

2 Tramitación 2.1. Toda solicitud de acceso a un documento que se halle en posesión del Comité será asignada el mismo día de su inscripción en el registro al servicio encargado de la gestión de las solicitudes, el cual deberá acusar recibo, redactar la respuesta y proporcionar el documento en el plazo previsto. 2.2. Cuando la solicitud corresponda a un documento elaborado por el Comité que pueda hallarse sujeto a una de las excepciones previstas en el artículo 4 del Reglamento (CE) n.o 1049/2001, el servicio del registro se dirigirá al autor del documento, el cual propondrá la tramitación adecuada en un plazo de cinco días laborables. 2.3. Cuando las dudas sobre la difusión afecten a documentos procedentes de terceros, el Comité consultará con estos y les concederá un plazo no inferior a cinco días laborables para manifestarse con el fin de decidir si cabe aplicar una de las excepciones previstas en el artículo 4 del Reglamento (CE) n.o 1049/2001. 2.4. Cuando la solicitud presentada ante el Comité se refiera a un documento que tenga su origen en otra institución y que todavía no haya sido hecho público por esta institución, el Comité dará a la institución responsable del documento un plazo no inferior a cinco días laborables para manifestar sus eventuales reservas sobre la divulgación del documento. 2.5. De no recibirse respuesta de los autores terceros o de la institución de la que procede el documento en el plazo prescrito, el Comité continuará la tramitación.

3 Decisión 3.1. Cuando se conceda el acceso al documento solicitado, el Comité facilitará al solicitante, en el plazo de quince días laborables a partir del registro de la solicitud, el documento solicitado. El director de la Dirección A será responsable de las respuestas que concedan acceso a los documentos solicitados. 3.2. En caso de denegarse el acceso al documento solicitado, el Comité notificará por escrito al solicitante, en el plazo de quince días laborables a partir del registro de la solicitud, los motivos de la denegación total o parcial e informará al solicitante de su derecho a presentar una solicitud confirmatoria. La ausencia de respuesta por parte del Comité en el plazo establecido dará derecho al solicitante a presentar una solicitud confirmatoria. El secretario general será responsable de las respuestas que denieguen el acceso total o parcial a los documentos solicitados. 3.3. Con carácter excepcional, cuando la solicitud se refiera a un documento de gran extensión o a un gran número de documentos, el plazo previsto en los apartados 3.1 y 3.2 podrá ampliarse en 15 días laborables, siempre y cuando se informe previamente de ello al solicitante y se expliquen debidamente los motivos por los que se ha decidido ampliar el plazo. 3.4. El director de la Dirección A y el secretario general podrán delegar sus respectivas facultades mencionadas en los apartados 3.1 y 3.2.

1 Presentación 1.1. Las solicitudes confirmatorias se enviarán al Comité en un plazo de 15 días hábiles a partir de la recepción de la denegación total o parcial de acceso al documento solicitado o, a falta de respuesta a la solicitud inicial, del vencimiento del plazo fijado para la respuesta. 1.2. La solicitud confirmatoria deberá formularse respetando las mismas exigencias formales previstas para la solicitud inicial.

2 Tramitación Lo dispuesto en el artículo 4, apartado 2, de la presente Decisión se aplicará por analogía a la tramitación de las solicitudes confirmatorias; no obstante, el Comité no estará obligado a acusar recibo de la solicitud confirmatoria.

3 Decisión 3.1. En caso de que se conceda el acceso al documento solicitado, el Comité, en el plazo de quince días a partir del registro de la solicitud confirmatoria, facilitará al solicitante el documento solicitado. El presidente será responsable de las respuestas que den acceso a los documentos solicitados. 3.2. En caso de que se deniegue el acceso al documento solicitado, el Comité, en el plazo de quince días laborables a partir del registro de la solicitud confirmatoria, notificará por escrito al solicitante los motivos de la denegación total o parcial e informará al solicitante de los recursos de que dispone. El presidente será responsable de las respuestas denegatorias, en todo o en parte, de los documentos solicitados. 3.3. Con carácter excepcional, cuando la solicitud se refiera a un documento de gran extensión o a un gran número de documentos, el plazo previsto en el apartado anterior podrá ampliarse en 15 días laborables, siempre y cuando se informe previamente de ello al solicitante y se expliquen debidamente los motivos por los que se ha decidido ampliar el plazo. 3.4. El presidente podrá delegar las facultades mencionadas en los apartados 3.1 y 3.2.

Si el Comité deniega el acceso total o parcial a un documento tras una solicitud confirmatoria o si no responde en el plazo fijado, el solicitante tendrá la posibilidad de interponer un recurso judicial contra el Comité o de presentar una reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo con arreglo a las condiciones previstas en los artículos 263 y 228 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea, respectivamente.

1 Entrega de los documentos 1.1. Los documentos se entregarán en papel o en soporte electrónico, tomando plenamente en consideración la preferencia del solicitante. 1.2. Si el Comité u otra institución ya ha divulgado el documento y este es de fácil acceso, el Comité podrá proporcionar acceso al mismo informando al solicitante sobre la forma de obtenerlo.

2 Coste de la respuesta Podrá requerirse al solicitante que corra con los gastos de realización y envío de las copias de veinte o más páginas de tamaño A4. No obstante, dichos gastos no podrán exceder el coste real de la operación. El suministro en formato electrónico será gratuito.

El secretario general deberá adoptar las medidas necesarias para garantizar la ejecución de las presentes disposiciones.

La presente Decisión deroga la Decisión n.o 64/2003 de la Mesa del Comité de las Regiones, de 11 de febrero de 2003, relativa al acceso público a los documentos del Comité de las Regiones, y la Decisión de la Mesa n.o 128/2003, de 17 de junio de 2003, relativa al acceso público a los documentos del Comité de las Regiones mediante el registro electrónico de documentos.

La presente Decisión entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.