Décision No 18/2020 du Comité des Régions relative à l’accès du public aux documents du Comité des régions

1 Tout citoyen de l’Union et toute personne physique ou morale résidant ou ayant son siège statutaire dans un État membre ont un droit d’accès aux documents du Comité des régions (ci-après dénommé «Comité»), sous réserve des principes, conditions et limites définis par le règlement (CE) no 1049/2001 et des dispositions particulières prévues par la présente décision.

2 Aux fins de la présente décision, on entend par «documents du Comité», tout contenu au sens de l’article 3, point a), du règlement (CE) no 1049/2001, qui a été établi ou reçu par l’un des organes ou par le secrétariat général du Comité.

3 Le Comité rend accessible ses documents par l’intermédiaire du registre prévu au chapitre II ou sur demande, conformément au chapitre III.

1 Un registre des documents est créé au sein du Comité, en application des articles 11 et 12 du règlement (CE) no 1049/2001.

2 Les documents du Comité figurant dans la liste annexée à la présente décision ainsi que les documents auxquels l’accès a été octroyé en vertu du chapitre III de la présente décision, sont directement accessibles aux citoyens sous forme électronique dans le registre.

3 Le Comité peut décider d’ajouter au registre d’autres documents que ceux visés au paragraphe 2. Dans ce cas, le Comité décide, compte tenu de la nature de chaque document, soit de rendre ledit document directement accessible sous forme électronique dans le registre, soit de n’inclure dans le registre qu’un numéro de référence audit document, le thème abordé et/ou une brève description du contenu du document, ainsi que la date à laquelle celui-ci a été reçu ou élaboré et inscrit au registre.

Les documents du Comité qui ne figurent pas dans la liste annexée à la présente décision sont, dans la mesure du possible, rendus accessibles aux citoyens qui en ont fait la demande, sous réserve des limites prévues aux articles 4 et 9 du règlement (CE) no 1049/2001.

1 Présentation 1.1. Les demandes d’accès aux documents sont adressées au secrétariat général du Comité sous toute forme écrite, y compris par des moyens électroniques, dans l’une des langues énumérées à l’article 1er du règlement no 1/1958 portant fixation du régime linguistique de la Communauté économique européenne . 1.2. La demande doit être formulée de façon suffisamment précise et contenir en particulier les éléments permettant d’identifier le ou les document(s) demandé(s), ainsi que le nom et les coordonnées du demandeur. 1.3. Si une demande n’est pas suffisamment précise, le Comité invite le demandeur à la clarifier et l’assiste à cette fin; dans ce cas, le délai de réponse ne commence à courir qu’à partir du moment où le Comité dispose des informations requises. 1.4. En cas de demandes répétitives ou successives portant sur des documents très longs ou sur un grand nombre de documents, le Comité peut se concerter avec le demandeur de manière informelle afin de trouver un arrangement. 1.5. Le demandeur n’est pas obligé de justifier sa demande.

2 Traitement: 2.1. Toute demande d’accès à un document détenu par le Comité est attribuée le jour même de son enregistrement à l’équipe chargée de traiter les demandes d’accès aux documents, qui devra accuser réception de la demande, rédiger la réponse et fournir le document dans le délai prévu. 2.2. Si la demande vise un document établi par le Comité pour lequel une des exceptions prévues à l’article 4 du règlement (CE) no 1049/2001 s’applique, l’équipe chargée du registre s’adresse à l’initiateur du document qui propose la suite à donner dans un délai de cinq jours ouvrables. 2.3. Si le doute sur la divulgation concerne des documents en provenance de tiers, le Comité consulte ceux-ci et leur octroie un délai de cinq jours ouvrables au moins pour se manifester afin de déterminer si une des exceptions visées à l’article 4 du règlement (CE) no 1049/2001 s’applique. 2.4. Si la demande d’accès adressée au Comité concerne un document qui émane d’une autre institution et qui n’a pas encore été rendu public par celle-ci, le Comité octroie à l’institution responsable du document un délai de cinq jours ouvrables au moins pour manifester ses éventuelles réserves quant à la divulgation du document. 2.5. En l’absence de réponse des tiers ou de l’institution dont provient le document dans le délai requis, le Comité poursuit la procédure.

3 Décision 3.1. Si l’accès au document demandé est octroyé, le Comité fournit au demandeur, dans un délai de quinze jours ouvrables à compter de l’enregistrement de la demande, le document demandé. Les réponses octroyant l’accès aux documents demandés relèvent de la responsabilité du directeur de la direction A. 3.2. Si l’accès au document demandé est refusé, le Comité, dans un délai de quinze jours ouvrables à compter de l’enregistrement de la demande, communique par écrit au demandeur les motifs du refus, total ou partiel, et l’informe de son droit de présenter une demande confirmative. L’absence de réponse du Comité dans le délai requis habilite le demandeur à présenter une demande confirmative. Les réponses rejetant, totalement ou partiellement, l’accès aux documents demandés, relèvent de la responsabilité du secrétaire général. 3.3. À titre exceptionnel, par exemple lorsque la demande porte sur un document très long ou sur un grand nombre de documents, le délai visé aux paragraphes 3.1 et 3.2 peut, moyennant information préalable du demandeur et motivation circonstanciée, être prolongé de quinze jours ouvrables. 3.4. Le directeur de la direction A et le secrétaire général peuvent déléguer leurs pouvoirs respectifs visés aux paragraphes 3.1 et 3.2.

1 Présentation 1.1. Les demandes confirmatives sont adressées au Comité dans un délai de quinze jours ouvrables à compter de la réception de la réponse de refus total ou partiel d’accès au document demandé ou, en l’absence de réponse à la demande initiale, à compter de l’expiration du délai fixé pour la réponse. 1.2. Les demandes confirmatives sont formulées selon les mêmes exigences formelles que celles prévues pour la demande initiale.

2 Traitement: Les dispositions de l’article 4, paragraphe 2, de la présente décision s’appliquent par analogie au traitement des demandes confirmatives; toutefois, le Comité n’est pas tenu d’accuser réception d’une demande confirmative.

3 Décision 3.1. Si l’accès au document demandé est octroyé, le Comité fournit au demandeur, dans un délai de quinze jours ouvrables à compter de l’enregistrement de la demande confirmative, le document demandé. Les réponses octroyant l’accès aux documents demandés relèvent de la responsabilité du président. 3.2. Si l’accès au document demandé est refusé, le Comité informe le demandeur par écrit, dans un délai de quinze jours ouvrables à compter de l’enregistrement de la demande confirmative, des motifs de son refus total ou partiel, ainsi que des voies de recours dont il dispose. Les réponses rejetant, totalement ou partiellement, l’accès aux documents demandés relèvent de la responsabilité du président. 3.3. À titre exceptionnel, par exemple lorsque la demande confirmative porte sur un document très long ou sur un grand nombre de documents, le délai prévu aux paragraphes 3.1 et 3.2 peut, moyennant information préalable du demandeur et motivation circonstanciée, être prolongé de quinze jours ouvrables. 3.4. Le président peut déléguer les compétences visées aux paragraphes 3.1 et 3.2.

Lorsque le Comité refuse, totalement ou partiellement, d’octroyer l’accès à un document à la suite d’une demande confirmative ou ne répond pas dans le délai prescrit, le demandeur peut former un recours juridictionnel contre le Comité et/ou déposer une plainte auprès du Médiateur européen, conformément aux conditions énoncées respectivement à l’article 263 et à l’article 228 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne.

1 Délivrance des documents 1.1. Les documents sont délivrés sous forme d’une copie papier ou sous forme électronique, en tenant pleinement compte de la préférence du demandeur. 1.2. Si un document a déjà été divulgué par le Comité ou par une autre institution et s’il est aisément accessible, le Comité peut faciliter l’accès au document en informant le demandeur des moyens d’obtenir le document demandé.

2 Coût de la réponse Le coût de la réalisation et de l’envoi des copies de vingt pages A4 ou plus peut être mis à la charge du demandeur. Il ne peut toutefois excéder le coût réel de l’opération. La mise à disposition des documents sous forme électronique est gratuite.

Le secrétaire général est chargé de mettre en œuvre les mesures nécessaires pour assurer l’application de la présente décision.

La présente décision abroge la décision no 64/2003 du Bureau du Comité des régions du 11 février 2003 relative à l’accès du public aux documents du Comité des régions et la décision no 128/2003 du Bureau du Comité des régions du 17 juin 2003 relative aux documents du Comité des régions accessibles au public via le registre électronique des documents.

La présente décision entre en vigueur le jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne.