Accord interinstitutionnel du 20 mai 2021 entre le Parlement européen, le Conseil de l’Union européenne et la Commission européenne sur un registre de transparence obligatoire

Le présent accord établit un cadre et des principes de fonctionnement pour une approche coordonnée des institutions signataires en vue d’une représentation d’intérêts qui soit transparente et éthique. Par voie de décisions individuelles adoptées sur le fondement de leurs pouvoirs d’organisation interne, les institutions signataires conviennent de mettre en œuvre l’approche coordonnée visée au premier alinéa en ce qui concerne les activités couvertes par le présent accord (ci-après dénommées «activités couvertes») et de déterminer les activités couvertes qu’elles décident de subordonner à l’inscription dans le registre.

Aux fins du présent accord, on entend par: a) «représentant d’intérêts», toute personne physique ou morale, ou tout groupe, association ou réseau, qu'il soit formel ou informel, qui participe à des activités couvertes; b) «demandeur», tout représentant d’intérêts qui demande à être inscrit dans le registre; c) «personne enregistrée», tout représentant d’intérêts inscrit dans le registre; d) «client», tout représentant d’intérêts qui est engagé dans une relation contractuelle avec un intermédiaire afin que ce dernier promeuve les intérêts de ce représentant d’intérêts en exerçant des activités couvertes; e) «intermédiaire», tout représentant d’intérêts qui promeut les intérêts d’un client par l’exercice d’activités couvertes; f) «relation client–intermédiaire», toute relation contractuelle entre un client et un intermédiaire portant sur l’exercice d’activités couvertes; g) «personnel», le personnel soumis au statut des fonctionnaires de l’Union européenne et au régime applicable aux autres agents de l’Union européenne, fixés par le règlement (CEE, Euratom, CECA) no 259/68 du Conseil , qui est employé par les institutions signataires, quelle que soit la catégorie à laquelle ce personnel appartient; h) «conditionnalité», le principe selon lequel l’inscription dans le registre est une condition préalable nécessaire à l’exercice par des représentants d’intérêts de certaines activités couvertes.

1 Le présent accord couvre les activités exercées par les représentants d’intérêts dans le but d’influencer l’élaboration ou la mise en œuvre des politiques ou de la législation, ou les processus décisionnels des institutions signataires ou d’autres institutions, organes et organismes de l’Union (ci-après dénommés conjointement «institutions de l’Union»), sans préjudice de l’article 4.

2 Les activités couvertes visées au paragraphe 1 comprennent entre autres: a) l’organisation de réunions, de conférences ou d’événements, ou la participation à ceux-ci, ainsi que l’établissement de contacts similaires avec les institutions de l’Union; b) la contribution ou la participation à des consultations, des auditions ou d’autres initiatives similaires; c) la mise sur pied de campagnes de communication, de plateformes, de réseaux et d’initiatives de terrain; d) l’élaboration ou la commande de documents d’orientation et de prises de position, d’amendements, de sondages et d’enquêtes d’opinion, de lettres ouvertes ou d’autres matériels de communication ou d’information, ainsi que la commande et la réalisation de travaux de recherche.

1 Le présent accord ne couvre pas les activités suivantes: a) les activités de conseil juridique et autres activités de conseil professionnel lorsqu'il s'agit: i) d’une représentation de clients dans le cadre d’une procédure de conciliation ou de médiation visant à éviter qu’un litige ne soit porté devant une instance juridictionnelle ou administrative; ii) de conseils prodigués à des clients en vue de les aider à s’assurer que leurs activités sont conformes au cadre légal existant; ou iii) d’une représentation de clients et de la protection de leurs droits fondamentaux ou procéduraux, tels que le droit d’être entendu, le droit à un procès équitable, et les droits de la défense dans les procédures administratives, en ce compris des activités exercées par des avocats ou par tout autre professionnel intervenant dans la représentation de clients et la protection de leurs droits fondamentaux ou procéduraux; b) la présentation d’observations en tant que partie ou tiers dans le cadre d’une procédure judiciaire ou administrative instituée par le droit de l’Union ou par le droit international applicable à l’Union, et d’observations sur le fondement d’une relation contractuelle avec l’une des institutions signataires ou d’une convention de subvention financée par des fonds de l’Union; c) les activités des partenaires sociaux agissant en tant que participants au dialogue social en vertu de l’article 152 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne; d) les observations présentées en réponse à des demandes directes et spécifiques de l’une des institutions de l’Union, de ses représentants ou de son personnel, en vue d’obtenir des informations factuelles, des données ou une expertise concrètes; e) les activités exercées par des personnes physiques agissant à titre strictement personnel et non en association avec d’autres; f) les réunions spontanées, les réunions de nature strictement privée ou sociale et les réunions se tenant dans le cadre d’une procédure administrative instituée par le traité sur l’Union européenne ou le traité sur le fonctionnement de l’Union européenne, ou par des actes juridiques de l’Union.

2 Le présent accord ne s’applique pas aux activités exercées par les organes suivants: a) les pouvoirs publics des États membres, y compris leurs représentations permanentes et leurs ambassades, au niveau national et infranational; b) les associations et réseaux de pouvoirs publics, au niveau infranational, national et de l’Union, pour autant qu’ils agissent exclusivement pour le compte des pouvoirs publics concernés; c) les organisations intergouvernementales, y compris les agences et organes émanant de celles-ci; d) les autorités publiques de pays tiers, y compris leurs missions diplomatiques et ambassades, sauf lorsque ces autorités sont représentées par des entités juridiques, des bureaux ou des réseaux sans statut diplomatique ou sont représentées par un intermédiaire; e) les partis politiques, à l’exception de toute organisation créée ou affiliée à des partis politiques; f) les églises et associations ou communautés religieuses ainsi que les organisations philosophiques et non confessionnelles visées à l’article 17 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne, à l’exception des bureaux, des entités juridiques ou des réseaux créés pour représenter des églises, des communautés religieuses ou des organisations philosophiques et non confessionnelles dans leurs relations avec les institutions de l’Union, ainsi que leurs associations.

1 Les institutions signataires s’engagent à respecter le principe de conditionnalité qu’elles mettent en oeuvre par voie de décisions individuelles sur le fondement de leurs pouvoirs d’organisation interne.

2 Lors de l’adoption de mesures de conditionnalité ou de mesures de transparence complémentaires visant à encourager l’enregistrement et à renforcer le cadre commun établi par le présent accord, les institutions signataires veillent à ce que ces mesures soient cohérentes avec le présent accord et à ce qu’elles renforcent l’objectif poursuivi par l’approche coordonnée visée à l’article 1er, à savoir établir des normes élevées en vue d’une représentation d’intérêts qui soit transparente et éthique au niveau de l’Union.

3 Les mesures de conditionnalité et les mesures de transparence complémentaires adoptées par les institutions signataires sont publiées sur le site internet du registre, qui fait l’objet d’une mise à jour régulière.

1 Les demandeurs qui présentent une demande complète d’enregistrement sont admissibles à une inscription dans le registre s'ils exercent des activités couvertes et respectent le code de conduite qui figure à l’annexe I (ci-après dénommé «code de conduite»).

2 Lors de la présentation d’une demande d’enregistrement, les demandeurs fournissent les informations énumérées à l’annexe II et acceptent que ces informations soient mises à disposition dans le domaine public.

3 Les demandeurs peuvent être invités à justifier qu’ils sont admissibles à une inscription dans le registre et que les informations qu’ils ont communiquées sont exactes.

4 Le secrétariat du registre (ci-après dénommé «secrétariat») active l’enregistrement du demandeur dès que son admissibilité a été établie et que l’enregistrement est réputé satisfaire aux exigences énoncées à l’annexe II.

5 Une fois que l’enregistrement d’un demandeur a été activé, celui-ci acquiert le statut de «personne enregistrée».

6 Le secrétariat contrôle les enregistrements et vérifie si les personnes enregistrées sont toujours admissibles et respectent toujours le code de conduite, conformément aux procédures énoncées à l’annexe III.

7 Le secrétariat peut procéder à des enquêtes sur la base d’une plainte dans laquelle il est allégué qu’une personne enregistrée n’a pas respecté le code de conduite, ainsi que de sa propre initiative, à la lumière d’informations selon lesquelles la personne enregistrée est susceptible de ne plus satisfaire aux exigences d’admissibilité prévues au paragraphe 1.

8 Dans le cadre du contrôle ou d’une enquête menés par le secrétariat, les personnes enregistrées doivent notamment: a) présenter, si elles y sont invitées, les pièces justificatives prouvant que les informations relatives à leur enregistrement sont encore exactes; et b) coopérer de manière sincère et constructive conformément aux procédures énoncées à l’annexe III.

1 Le conseil d’administration du registre (ci-après dénommé «conseil d’administration») est composé des secrétaires généraux des institutions signataires, qui le président à tour de rôle pour une période d’une année.

2 Le conseil d’administration: a) supervise la mise en œuvre globale du présent accord; b) définit les priorités annuelles pour le registre ainsi que les prévisions budgétaires et la part du budget requises pour la mise en œuvre de ces priorités; c) donne des instructions générales au secrétariat; d) adopte le rapport annuel visé à l’article 13; e) examine et tranche les demandes motivées de réexamen des décisions du secrétariat conformément à l’annexe III, point 9.

3 Le conseil d’administration se réunit au moins une fois par an à l’initiative de son président. Il peut également se réunir à la demande de l’un de ses membres.

4 Le conseil d’administration prend ses décisions par consensus.

1 Le secrétariat constitue une structure opérationnelle commune créée en vue d’assurer le bon fonctionnement du registre. Il est composé des chefs d’unité, ou équivalents, chargés des questions de transparence dans chaque institution signataire (ci-après dénommés «chefs d’unité») et de leur personnel respectif.

2 Un des chefs d’unité est désigné en tant que «coordinateur» par le conseil d’administration pour une période d’une année renouvelable. Le coordinateur assure la coordination des travaux du secrétariat. Le coordinateur représente le secrétariat et supervise ses activités quotidiennes dans l’intérêt commun des institutions signataires.

3 Le secrétariat: a) rend compte au conseil d’administration, prépare ses réunions et l’assiste dans ses missions; b) établit des lignes directrices destinées aux personnes enregistrées pour garantir une application cohérente du présent accord; c) décide de l’admissibilité des demandeurs et contrôle le contenu du registre, dans l’optique de garantir un niveau optimal de qualité des données figurant dans le registre, étant entendu, toutefois, que les personnes enregistrées assument en dernier ressort la responsabilité de l’exactitude des informations qu’elles ont fournies; d) offre un service d’assistance aux demandeurs et aux personnes enregistrées; e) procède à des enquêtes et applique des mesures conformément à l’annexe III; f) mène des actions de communication et de sensibilisation destinées aux parties prenantes; g) rédige le rapport annuel visé à l’article 13; h) est responsable du développement et de la maintenance informatiques du registre; i) échange, avec des organes similaires, les bonnes pratiques et les expériences en matière de transparence de la représentation d’intérêts; j) exerce toute autre activité nécessaire à la mise en œuvre du présent accord.

4 Le secrétariat prend ses décisions par consensus entre les chefs d’unité.

Le conseil d’administration et le secrétariat accomplissent les missions qui leur sont confiées en vertu des articles 7 et 8, et sont, dans l’exercice de ces missions, habilités à adopter des décisions pour le compte des institutions signataires.

1 Les institutions signataires s’assurent de la mise à disposition des ressources humaines, administratives, techniques et financières nécessaires, y compris des effectifs suffisants au sein du secrétariat, pour garantir une mise en œuvre effective du présent accord.

2 Sans préjudice de l’article 7, paragraphe 2, point b), et en tenant dûment compte des différences dans la taille des tableaux des effectifs des institutions, les institutions signataires prennent les mesures qui s’imposent afin de financer la maintenance, le développement et la promotion du registre.

1 Les institutions, organes et organismes de l’Union, autres que les institutions signataires, peuvent notifier au conseil d’administration les mesures par lesquelles ils décident de subordonner l’exercice de certaines activités à l’inscription dans le registre ou toute autre mesure de transparence complémentaire qu'ils prennent.

2 Lorsque le conseil d’administration estime que les mesures visées au paragraphe 1 sont en adéquation avec les objectifs du présent accord, il peut convenir avec l’institution, l’organe ou l’organisme de l’Union concerné des conditions dans lesquelles cette institution, cet organe ou cet organisme peut bénéficier de l’aide et du service d’assistance du secrétariat. Toute mesure notifiée au titre du paragraphe 1 est publiée sur le site internet du registre.

Les États membres peuvent notifier au conseil d’administration les mesures qu’ils prennent, conformément au droit national, par lesquelles ils décident de subordonner à l’inscription dans le registre l’exercice de certaines activités ciblant leur représentation permanente, ou toute mesure de transparence complémentaire qu'ils prennent. Toute mesure ainsi notifiée est publiée sur le site internet du registre.

1 Le conseil d’administration adopte un rapport annuel sur la tenue du registre au cours de l’année précédente.

2 Le rapport annuel comprend: a) un chapitre sur les informations factuelles concernant le registre, son contenu et toute modification apportée à celui-ci; b) un chapitre sur les mesures de conditionnalité et les mesures de transparence complémentaires visées à l’article 5, qui sont en vigueur.

3 Le conseil d’administration présente le rapport annuel aux institutions signataires et veille à sa publication sur le site internet du registre.

1 Les institutions signataires évaluent la mise en œuvre des mesures prises en vertu de l’article 5 au plus tard le 2 juillet 2022, et régulièrement par la suite dans le but, le cas échéant, de formuler des recommandations pour améliorer et renforcer les mesures en question.

2 Le présent accord fait l’objet d’un réexamen au plus tard le 2 juillet 2025.

1 Le présent accord revêt un caractère contraignant pour les institutions signataires.

2 Aux fins de l’article 9, chaque institution signataire s’engage à adopter une décision ainsi libellée: «Le conseil d’administration et le secrétariat sont habilités à adopter pour le compte de [nom de l’institution] des décisions individuelles concernant les demandeurs et les personnes enregistrées, conformément à l’accord institutionnel du 20 mai 2021 sur un registre de transparence obligatoire (JO L 207 du 11.6.2021, p. 1).» Ces décisions entrent en vigueur à la date d’entrée en vigueur du présent accord.

3 Le présent accord remplace l’accord de 2014, qui cesse de s’appliquer à partir de la date d’entrée en vigueur du présent accord.

4 Le présent accord entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne.

5 Les personnes enregistrées qui étaient inscrites dans le registre avant la date d'entrée en vigueur du présent accord disposent, pendant une période de six mois à compter de la date d’entrée en vigueur du présent accord, du droit de modifier leur enregistrement afin de satisfaire aux nouvelles exigences découlant du présent accord pour rester inscrites dans le registre.

6 Toute enquête ouverte à la suite d’alertes ou de plaintes dans le cadre de l’accord de 2014 est menée conformément à la procédure prévue par ledit accord.