Beschluss Nr. 59/2021 des Generalsekretärs des Rates der Europäischen Union zur Festlegung von Durchführungsvorschriften für die Anwendung der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates und die Beschränkung der Rechte betroffener Personen für die Zwecke von Verwaltungsuntersuchungen sowie Disziplinar- und Gerichtsverfahren 2022/C 25/02

1 Mit diesem Beschluss werden die Voraussetzungen festgelegt, unter denen das Generalsekretariat des Rates (GSR) die Anwendung der Artikel 14 bis 21, 35 und 36 der Verordnung (EU) 2018/1725 sowie des Artikels 4, soweit dessen Bestimmungen den in den Artikeln 14 bis 21 der genannten Verordnung vorgesehenen Rechten und Pflichten entsprechen, gemäß Artikel 25 der genannten Verordnung beschränken kann.

2 Für die Zwecke dieses Beschlusses gilt das GSR als Verantwortlicher im Sinne des Artikels 3 Nummer 8 der Verordnung (EU) 2018/1725. Das GSR wird durch seinen Generalsekretär vertreten.

1 Das GSR kann die Anwendung der Artikel 14 bis 21, 35 und 36 der Verordnung (EU) 2018/1725 sowie des Artikels 4, soweit dessen Bestimmungen den in den Artikeln 14 bis 21 der Verordnung (EU) 2018/1725 vorgesehenen Rechten und Pflichten entsprechen, in folgenden Fällen beschränken: a) gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben a, b, c, d, f, g und h der Verordnung (EU) 2018/1725 bei der Durchführung von Sicherheits- und Verwaltungsuntersuchungen oder Disziplinarverfahren im Rahmen des Beschlusses Nr. 1/2018 des Generalsekretärs des Rates über die Aufgaben der Direktion Gefahrenabwehr und Sicherheit im Bereich Sicherheit und Geschäftskontinuität sowie gemäß Artikel 86 und Anhang IX des Statuts, die gemäß dem Beschluss Nr. 6/2021 des Generalsekretärs des Rates zur Annahme allgemeiner Durchführungsbestimmungen für Verwaltungsuntersuchungen und Disziplinarverfahren durchgeführt werden; b) gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben a, b, c, d, f, g und h der Verordnung (EU) 2018/1725 bei der Gewährleistung, dass Bedienstete Sachverhalte vertraulich melden können, wenn die zuständige Dienststelle der Auffassung ist, dass schwerwiegende Unregelmäßigkeiten vorliegen, wie im Beschluss Nr. 3/2016 des Generalsekretärs des Rates zur Annahme interner Vorschriften für die Meldung schwerwiegender Unregelmäßigkeiten — Verfahren zur Durchführung der Artikel 22a, 22b und 22c des Statuts und des Artikels 66 Absatz 8 der Haushaltsordnung — dargelegt; c) gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben b, d und h der Verordnung (EU) 2018/1725 bei der Durchführung von Untersuchungen im Zusammenhang mit Beistandsersuchen nach Artikel 24 des Statuts; d) gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe h der Verordnung (EU) 2018/1725 bei der Gewährleistung, dass Bedienstete sich im Zusammenhang mit dem Mobbingverfahren an Vertrauenspersonen wenden können, wie im Beschluss Nr. 23/2021 des Generalsekretärs des Rates der Europäischen Union über Mobbing und sexuelle Belästigung am Arbeitsplatz im Generalsekretariat des Rates festgelegt; e) gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben a, b, c, d, f, g und h der Verordnung (EU) 2018/1725 bei der Gewährung oder dem Erhalt von Unterstützung für oder durch andere Organe, Einrichtungen oder sonstige Stellen der Union oder bei der Zusammenarbeit mit ihnen gemäß einschlägigen Dienstleistungsvereinbarungen, Absichtserklärungen und Kooperationsvereinbarungen; f) gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben a, b, c, d, f, g und h der Verordnung (EU) 2018/1725 bei der Gewährung oder dem Erhalt von Unterstützung und Zusammenarbeit für oder durch Behörden der EU-Mitgliedstaaten, sei es auf deren Ersuchen oder auf eigene Initiative; g) gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben a, b, c, d, f, g und h der Verordnung (EU) 2018/1725 bei der Gewährung oder dem Erhalt von Unterstützung für oder durch nationale Behörden von Drittländern und internationale Organisationen oder bei der Zusammenarbeit mit solchen Behörden und Organisationen, sei es auf deren Ersuchen oder auf eigene Initiative; h) gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben e und h der Verordnung (EU) 2018/1725 bei der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Gerichtsverfahren.

1 Jegliche Beschränkung der Rechte und Pflichten nach Artikel 2 muss notwendig und verhältnismäßig sein und die Risiken für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen berücksichtigen.

2 Vor der Anwendung einer der in Artikel 2 aufgeführten Beschränkungen führt die zuständige Dienststelle des GSR auf Einzelfallbasis eine Prüfung der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit durch. Beschränkungen werden auf das zur Erreichung ihres Ziels unbedingt erforderliche Maß begrenzt.

3 Die zuständige Dienststelle des GSR führt Aufzeichnungen über die Gründe für jegliche gemäß diesem Beschluss angewandte Beschränkung, einschließlich der Prüfung nach Absatz 2 und der Gründe nach Artikel 25 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2018/1725. Die Aufzeichnungen und gegebenenfalls die Unterlagen, die die zugrunde liegenden sachlichen und rechtlichen Umstände enthalten, werden in ein von der zuständigen Dienststelle des GSR geführtes Register aufgenommen. Sie werden dem EDSB auf Anfrage zur Verfügung gestellt.

4 Vor der Anwendung von Beschränkungen hinsichtlich personenbezogener Daten, die von anderen Organen, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, von zuständigen Behörden von Mitgliedstaaten oder Drittländern oder von internationalen Organisationen gemäß Artikel 2 Absatz 1 Buchstaben e, f und g erlangt wurden, konsultiert das GSR diese Einrichtungen zu möglichen Gründen für die Verhängung von Beschränkungen sowie zur Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit der betreffenden Beschränkungen, es sei denn, dies würde den Zweck der Tätigkeiten des GSR gefährden.

1 Beschränkungen nach Artikel 2 bleiben gültig, solange die Gründe, aufgrund derer sie gerechtfertigt sind, fortbestehen.

2 Die zuständige Dienststelle des GSR überprüft die Anwendung von Beschränkungen nach Artikel 2 in regelmäßigen Abständen, mindestens jedoch alle sechs Monate.

3 Beschränkungen werden aufgehoben, sobald die Umstände, aufgrund derer sie gerechtfertigt sind, nicht mehr gegeben sind.

4 Sind die Gründe für eine Beschränkung nach Artikel 2 nicht mehr gegeben, so hebt das GSR die Beschränkung auf und teilt der betroffenen Person die Gründe für die Beschränkung mit. Gleichzeitig unterrichtet das GSR die betroffene Person über die Möglichkeit, beim EDSB Beschwerde einzulegen.

1 Gelangt die zuständige Dienststelle des GSR zu dem Schluss, dass die Rechte einer betroffenen Person gemäß diesem Beschluss beschränkt werden sollten, so unterrichtet sie den DSB. Sie gewährt dem DSB ferner Zugang zu den Aufzeichnungen und etwaigen Unterlagen, die die zugrunde liegenden sachlichen und rechtlichen Umstände enthalten. Die zuständige Dienststelle des GSR dokumentiert die Einbeziehung des DSB in die Anwendung von Beschränkungen ausführlich.

2 Der DSB kann die zuständige Dienststelle des GSR ersuchen, die Anwendung der Beschränkungen zu überprüfen. Die betreffende Dienststelle unterrichtet den DSB schriftlich über das Ergebnis der Überprüfung, um die sie ersucht wurde.

1 Das GSR nimmt in die Datenschutzhinweise, die in dem vom DSB geführten Register der Verarbeitungsvorgänge veröffentlicht werden, einen Abschnitt auf, mit dem betroffene Personen allgemein über die Möglichkeit einer Beschränkung der Rechte betroffener Personen gemäß Artikel 2 Absatz 1 unterrichtet werden. Die Unterrichtung erstreckt sich auf die Rechte, die beschränkt werden können, die Gründe, aufgrund derer Beschränkungen angewandt werden können, und deren mögliche Dauer.

2 Die zuständigen Dienststellen unterrichten betroffene Personen einzeln in geeigneter Form über bestehende oder künftige Beschränkungen ihrer Rechte. Sie unterrichten die betroffene Person über die wesentlichen Gründe für die Anwendung der Beschränkung, über ihr Recht, den DSB zu konsultieren, und über ihre Rechte, beim EDSB Beschwerde einzulegen.

3 Die zuständigen Dienststellen können die Unterrichtung betroffener Personen nach Absatz 2 dieses Artikels zurückstellen, unterlassen oder ablehnen, solange sie die Wirkung der Beschränkung zunichtemachen würde. Ob dies gerechtfertigt wäre, wird auf Einzelfallbasis geprüft. Die Unterrichtung der betroffenen Person sollte erfolgen, sobald sie die Wirkung der Beschränkung nicht mehr zunichtemachen würde.

4 Beschränkt die zuständige Dienststelle des GSR die Unterrichtung betroffener Personen nach Absatz 2 dieses Artikels ganz oder teilweise, so führt sie Aufzeichnungen über die Gründe für die Beschränkung und registriert sie gemäß Artikel 3.

1 Ist das GSR gemäß Artikel 35 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2018/1725 verpflichtet, über eine Datenschutzverletzung zu benachrichtigen, so kann es diese Benachrichtigung in Ausnahmefällen ganz oder teilweise beschränken. Es dokumentiert diese Entscheidung gemäß Artikel 3 Absatz 3 dieses Beschlusses.

2 Sind die Gründe für die Beschränkung nicht mehr gegeben, so benachrichtigt das GSR die betroffene Person über die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und unterrichtet sie über die wesentlichen Gründe für die Beschränkung sowie über ihr Recht, beim EDSB Beschwerde einzulegen.

1 In Ausnahmefällen kann das GSR das Recht auf Vertraulichkeit der elektronischen Kommunikation gemäß Artikel 36 der Verordnung (EU) 2018/1725 beschränken.

2 Beschränkt das GSR das Recht auf Vertraulichkeit der elektronischen Kommunikation, so unterrichtet es die betroffene Person in seiner Antwort auf eine etwaige Anfrage der betroffenen Person über die wesentlichen Gründe für die Anwendung der Beschränkung sowie über ihr Recht, beim EDSB Beschwerde einzulegen.

3 Das GSR kann die Unterrichtung über die Gründe für eine Beschränkung und das Recht, beim EDSB Beschwerde einzulegen, zurückstellen, unterlassen oder ablehnen, solange sie die Wirkung der Beschränkung zunichtemachen würde. Ob dies gerechtfertigt wäre, wird auf Einzelfallbasis geprüft.

1 Jegliche Beschränkung muss den Wesensgehalt der Grundrechte und -freiheiten achten und in einer demokratischen Gesellschaft notwendig und verhältnismäßig sein.

2 Bei der Prüfung der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit einer Beschränkung berücksichtigt eine mit einer Untersuchung beauftragte Dienststelle stets die potenziellen Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Person.

3 Keine Beschränkung darf zur Folge haben, dass von einer Untersuchung betroffene Personen an der Wahrnehmung ihrer Verteidigungsrechte — insbesondere ihres Rechts, gehört zu werden — gehindert werden. In Fällen, in denen die Mitteilung an die betroffene Person über die Einleitung einer Untersuchung verspätet erfolgt, dürfen keine Schlussfolgerungen gezogen werden, ohne dass sie die Gelegenheit hatte, gehört zu werden. In Fällen, in denen Beweismittel und Zeugenaussagen in der Untersuchungsphase pseudonymisiert wurden, muss die Pseudonymisierung oder jegliche andere Beschränkung im Falle eines Disziplinarverfahrens aufgehoben werden.

Dieser Beschluss tritt am zwanzigsten Tag nach seiner Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.