Decisión n.o 59/2021 del Secretario General del Consejo de la Unión Europea por la que se establecen normas de aplicación relativas a la aplicación del Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo y a la limitación de los derechos de los interesados a efectos de las investigaciones administrativas y los procedimientos disciplinarios y judiciales 2022/C 25/02

1 La presente Decisión establece normas relativas a las condiciones en las que la Secretaría General del Consejo (SGC) puede limitar la aplicación de los artículos 14 a 21, 35 y 36 del Reglamento (UE) 2018/1725, y también del artículo 4 en la medida en que sus disposiciones se correspondan con los derechos y obligaciones previstos en los artículos 14 a 21 de dicho Reglamento, de conformidad con su artículo 25.

2 A efectos de la presente Decisión, se considerará que la SGC es el responsable del tratamiento en el sentido del artículo 3, punto 8, del Reglamento (UE) 2018/1725. La SGC está representada por su Secretario General.

1 La SGC puede limitar la aplicación de los artículos 14 a 21, 35 y 36 del Reglamento (UE) 2018/1725, y también del artículo 4 en la medida en que sus disposiciones se correspondan con los derechos y obligaciones previstos en los artículos 14 a 21 de dicho Reglamento: a) en virtud del artículo 25, apartado 1, letras a), b), c), d), f), g) y h), del Reglamento (UE) 2018/1725, cuando realice investigaciones administrativas y de seguridad o procedimientos disciplinarios con arreglo a la Decisión n.o 1/2018 del Secretario General del Consejo de la Unión Europea sobre las funciones de la Dirección de Prevención y Seguridad en materia de seguridad y continuidad de las actividades, y con arreglo al artículo 86 y al anexo IX del Estatuto de los funcionarios, realizadas conforme a la Decisión n.o 6/2021 del Secretario General del Consejo por la que se adoptan disposiciones generales de aplicación relativas a las investigaciones administrativas y los procedimientos disciplinarios; b) en virtud del artículo 25, apartado 1, letras a), b), c), d), f), g) y h), del Reglamento (UE) 2018/1725, cuando garantice que los miembros del personal puedan denunciar hechos de manera confidencial, en caso de que el servicio competente considere que existen graves irregularidades, tal y como se establece en la Decisión n.o 3/2016 del Secretario General del Consejo de la Unión Europea por la que se adoptan normas internas para la denuncia de irregularidades graves-Procedimientos para la aplicación de los artículos 22 bis, 22 ter y 22 quater del Estatuto de los funcionarios y del artículo 66, apartado 8, del Reglamento Financiero; c) en virtud del artículo 25, apartado 1, letras b), d) y h), del Reglamento (UE) 2018/1725, cuando realice investigaciones en el contexto de las solicitudes de asistencia recibidas en virtud del artículo 24 del Estatuto de los funcionarios; d) en virtud del artículo 25, apartado 1, letra h), del Reglamento (UE) 2018/1725, cuando garantice que los miembros del personal puedan presentar denuncias ante consejeros confidenciales en el contexto de un procedimiento de acoso, tal como se define en la Decisión n.o 23/2021 del Secretario General del Consejo de la Unión Europea sobre el acoso psicológico y sexual en el trabajo en la Secretaría General del Consejo; e) en virtud del artículo 25, apartado 1, letras a), b), c), d), f), g) y h), del Reglamento (UE) 2018/1725, cuando preste asistencia a las instituciones, órganos y organismos de la Unión, o cuando reciba asistencia de estos, o cuando coopere con ellos en virtud de los acuerdos de nivel de servicio, memorandos de entendimiento y acuerdos de cooperación pertinentes; f) en virtud del artículo 25, apartado 1, letras a), b), c), d), f), g) y h), del Reglamento (UE) 2018/1725, cuando preste asistencia a las autoridades públicas de los Estados miembros de la UE, cuando reciba asistencia de dichas autoridades o cuando coopere con ellas, ya sea a petición de estas o por iniciativa propia; g) en virtud del artículo 25, apartado 1, letras a), b), c), d), f), g) y h), del Reglamento (UE) 2018/1725, cuando preste asistencia a las autoridades nacionales de terceros países y a organizaciones internacionales, o reciba asistencia de esas autoridades y organizaciones, o cuando coopere con ellas, ya sea a petición de estas o por iniciativa propia; h) en virtud del artículo 25, apartado 1, letras e) y h), del Reglamento (UE) 2018/1725, cuando trate datos personales en el contexto de procedimientos judiciales.

1 Toda limitación de los derechos y las obligaciones a que se refiere el artículo 2 será necesaria y proporcionada, teniendo en cuenta los riesgos para los derechos y libertades de los interesados.

2 Antes de aplicar alguna de las limitaciones enumeradas en el artículo 2, el servicio competente de la SGC deberá realizar una evaluación caso por caso de la necesidad y la proporcionalidad. Las limitaciones se ceñirán a lo estrictamente necesario para alcanzar su objetivo.

3 El servicio competente de la SGC consignará los motivos de cualquier limitación aplicada en virtud de la presente Decisión, en particular la evaluación contemplada en el apartado 2 y los motivos contemplados en el artículo 25, apartado 1, del Reglamento (UE) 2018/1725. El servicio competente de la SGC consignará el registro y, en su caso, los documentos que contengan elementos subyacentes de hecho y de derecho. Se pondrán a disposición del SEPD, previa petición.

4 Antes de aplicar limitaciones en relación con los datos personales obtenidos de otras instituciones, órganos y organismos de la Unión, de las autoridades competentes de los Estados miembros o de terceros países, u obtenidos de organizaciones internacionales al amparo del artículo 2, apartado 1, letras e), f) y g), la SGC deberá consultar a esas organizaciones sobre los posibles motivos para la imposición de limitaciones y sobre la necesidad y la proporcionalidad de las limitaciones de que se trate, a menos que ello ponga en peligro el objetivo de las actividades de la SGC.

1 Las limitaciones contempladas en el artículo 2 seguirán siendo aplicables mientras lo sigan siendo los motivos que las justifiquen.

2 El servicio competente de la SGC revisará la aplicación de las limitaciones a que se refiere el artículo 2 con una periodicidad al menos semestral.

3 Las limitaciones se levantarán tan pronto como las condiciones que las justifican dejen de ser aplicables.

4 Cuando los motivos de cualquier limitación contemplada en el artículo 2 dejen de ser aplicables, la SGC levantará la limitación y comunicará los motivos de la limitación al interesado. Al mismo tiempo, la SGC informará al interesado de la posibilidad de presentar una reclamación ante el SEPD.

1 El servicio competente de la SGC informará al DPD cuando concluya que los derechos de un interesado deben limitarse en virtud de la presente Decisión. También facilitará al DPD acceso al registro y a cualquier documento que contenga elementos subyacentes de hecho y de derecho. El servicio competente de la SGC documentará detalladamente la participación del DPD en la aplicación de las limitaciones.

2 El DPD podrá solicitar que el servicio competente de la SGC revise la aplicación de las restricciones. El servicio de que se trate informará por escrito al DPD del resultado de la revisión solicitada.

1 En los anuncios de protección de datos publicados en el registro de tratamientos de datos que lleva el DPD la SGC deberá incluir una sección en la que se proporcione información general a los interesados sobre la posible limitación de sus derechos en virtud del artículo 2, apartado 1. La información detallará los derechos que puedan ser objeto de limitaciones, los motivos por los que pueden aplicarse limitaciones y su posible duración.

2 Los servicios pertinentes informarán individualmente a los interesados, en un formato apropiado, acerca de limitaciones vigentes o futuras de sus derechos. Informarán a los interesados de las razones principales que justifican la aplicación de la limitación, de su derecho a consultar al DPD y de su derecho a presentar una reclamación ante el SEPD.

3 Los servicios competentes podrán aplazar, omitir o denegar la comunicación de información a los interesados a que se refiere el apartado 2 del presente artículo, durante el tiempo en que ello deje sin efecto la limitación. La evaluación de la justificación de esta medida se hará caso por caso. Se facilitará la información al interesado tan pronto como la medida no deje sin efecto la limitación.

4 Cuando el servicio competente de la SGC limite, total o parcialmente, la comunicación de información a los interesados a que se refiere el apartado 2 del presente artículo, consignará y registrará los motivos de la limitación, de conformidad con el artículo 3.

1 Cuando la SGC tenga la obligación de comunicar una violación de la seguridad de los datos en virtud del artículo 35, apartado 1, del Reglamento (UE) 2018/1725, podrá, en casos excepcionales, limitar dicha comunicación total o parcialmente, y documentará esta decisión de conformidad con el artículo 3, apartado 3, de la presente Decisión.

2 Cuando los motivos de la limitación dejen de ser aplicables, la SGC comunicará la violación de la seguridad de los datos personales al interesado y le informará de los principales motivos de la limitación y de su derecho a presentar una reclamación ante el SEPD.

1 En casos excepcionales, la SGC podrá limitar el derecho de confidencialidad de las comunicaciones electrónicas con arreglo al artículo 36 del Reglamento (UE) 2018/1725.

2 Cuando la SGC limite el derecho de confidencialidad de las comunicaciones electrónicas, informará al interesado, en su respuesta a cualquier solicitud procedente de este, de los motivos principales que justifican la aplicación de la limitación y de su derecho a presentar una reclamación ante el SEPD.

3 La SGC podrá aplazar, omitir o denegar la comunicación de información relativa a los motivos de la limitación y el derecho a presentar una reclamación ante el SEPD, durante el tiempo en que ello menoscabe el efecto de la limitación. La evaluación de la justificación de esta medida se hará caso por caso.

1 En una sociedad democrática, cualquier limitación deberá respetar la esencia de los derechos y libertades fundamentales y deberá ser necesaria y proporcionada.

2 Cuando un servicio de investigación a cargo de una investigación evalúe la necesidad y la proporcionalidad de una limitación deberá tener en cuenta los posibles riesgos para los derechos y las libertades de los interesados.

3 Ninguna limitación tendrá por efecto impedir que toda persona objeto de una investigación pueda ejercer su derecho de defensa, en particular su derecho a ser oída. En los casos en los que retrase la notificación al interesado de la apertura de una investigación, no cabe extraer ninguna conclusión si la persona no ha tenido la oportunidad de ser oída. En los casos en los que las pruebas y testimonios hayan sido seudonimizados en la fase de la investigación, debe suprimirse la seudonimización o cualquier otra limitación en caso de procedimientos disciplinarios.

La presente Decisión entrará en vigor a los veinte días de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.