Décision No 59/2021 du Secrétaire général du Conseil de l’Union européenne établissant des modalités d’exécution concernant l’application du règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil et la limitation des droits des personnes concernées aux fins des enquêtes administratives et des procédures disciplinaires et juridictionnelles 2022/C 25/02

1 La présente décision établit les règles relatives aux conditions dans lesquelles le secrétariat général du Conseil (SGC) peut limiter l’application des articles 14 à 21, 35 et 36 du règlement (UE) 2018/1725, ainsi que de son article 4, dans la mesure où ses dispositions correspondent aux droits et obligations prévus aux articles 14 à 21 de ce même règlement, conformément à son article 25.

2 Aux fins de la présente décision, le SGC est considéré comme le responsable du traitement au sens de l’article 3, point 8), du règlement (UE) 2018/1725. Le SGC est représenté par son secrétaire général.

1 Le SGC peut limiter l’application des articles 14 à 21, 35 et 36 du règlement (UE) 2018/1725, ainsi que de son article 4, dans la mesure où ses dispositions correspondent aux droits et obligations prévus aux articles 14 à 21 de ce même règlement: a) conformément à l’article 25, paragraphe 1, points a), b), c), d), f), g) et h), du règlement (UE) 2018/1725, lorsqu’il mène des enquêtes de sécurité et administratives ou des procédures disciplinaires au titre de la décision no 1/2018 du secrétaire général du Conseil relative aux missions de la direction Prévention et sécurité en matière de sécurité et de continuité des activités, et au titre de l’article 86 et de l’annexe IX du Statut du personnel, conformément à la décision no 6/2021 du secrétaire général du Conseil portant adoption des dispositions générales d’exécution concernant les enquêtes administratives et les procédures disciplinaires; b) conformément à l’article 25, paragraphe 1, points a), b), c), d), f), g) et h), du règlement (UE) 2018/1725, lorsqu’il fait en sorte que les membres du personnel puissent, à titre confidentiel, communiquer des faits lorsque le service compétent estime qu’il existe de graves irrégularités, au sens de la décision no 3/2016 du secrétaire général du Conseil portant adoption de règles internes pour le signalement d’irrégularités graves - Procédures en vue de la mise en œuvre des articles 22 bis, 22 ter et 22 quater du Statut du personnel et de l’article 66, paragraphe 8, du règlement financier; c) conformément à l’article 25, paragraphe 1, points b), d) et h), du règlement (UE) 2018/1725, lorsqu’il mène des enquêtes dans le cadre de demandes d’assistance reçues au titre de l’article 24 du Statut du personnel; d) conformément à l’article 25, paragraphe 1, point h), du règlement (UE) 2018/1725, lorsqu’il veille à ce que les membres du personnel puissent informer des conseillers confidentiels dans le cadre de la procédure relative au harcèlement, telle que définie par la décision no 23/2021 du secrétaire général du Conseil de l’Union européenne concernant le harcèlement moral et sexuel au travail au sein du secrétariat général du Conseil; e) conformément à l’article 25, paragraphe 1, points a), b), c), d), f), g) et h), du règlement (UE) 2018/1725, lorsqu’il apporte ou bénéficie de l’assistance ou de la coopération mutuelles avec d’autres institutions, organes, organismes et agences de l’Union conformément aux dispositions des accords de niveau de service, des protocoles d’accord et des accords de coopération pertinents; f) conformément à l’article 25, paragraphe 1, points a), b), c), d), f), g) et h), du règlement (UE) 2018/1725, lorsqu’il apporte ou bénéficie de l’assistance et de la coopération mutuelles avec les pouvoirs publics des États membres de l’Union, à la demande de ceux-ci ou de sa propre initiative; g) conformément à l’article 25, paragraphe 1, points a), b), c), d), f), g) et h), du règlement (UE) 2018/1725, lorsqu’il apporte ou bénéficie de l’assistance ou de la coopération mutuelles avec les autorités nationales de pays tiers et des organisations internationales, à la demande de ceux-ci ou de sa propre initiative; h) conformément à l’article 25, paragraphe 1, points e) et h) du règlement (UE) 2018/1725, lors du traitement des données à caractère personnel dans le cadre de procédures judiciaires.

1 Toute limitation des droits et obligations visés à l’article 2 est nécessaire et proportionnée, compte tenu des risques qui pèsent sur les droits et libertés des personnes concernées.

2 Avant d’appliquer l’une des limitations énumérées à l’article 2, le service compétent du SGC procède à une évaluation de la nécessité et de la proportionnalité au cas par cas. Les limitations se réduisent à ce qui est strictement nécessaire pour atteindre leur objectif.

3 Le service compétent du SGC enregistre les motifs de toute limitation appliquée en vertu de la présente décision, y compris l’évaluation prévue au paragraphe 2 et les moyens prévus à l’article 25, paragraphe 1, du règlement (UE) 2018/1725. Les informations relatives aux limitations et, le cas échéant, les documents contenant des éléments factuels et juridiques sous-jacents font partie d’un registre tenu par le service compétent du SGC. Ces informations et documents sont mis à la disposition du CEPD sur demande.

4 Avant d’appliquer des limitations en ce qui concerne les données à caractère personnel obtenues auprès d’autres institutions, organes, agences et organismes de l’Union et d’autorités compétentes d’États membres ou de pays tiers, ou d’organisations internationales, en vertu de l’article 2, paragraphe 1, points e), f) et g), le SGC consulte lesdites organisations sur les motifs potentiels de l’imposition des limitations et sur la nécessité et la proportionnalité des limitations concernées, à moins que cela ne compromette l’objectif des activités du SGC.

1 Les limitations visées à l’article 2 continuent de s’appliquer aussi longtemps que les motifs qui les justifient restent valables.

2 Le service compétent du SGC procède périodiquement à un réexamen de l’application des limitations visées à l’article 2, au moins tous les six mois.

3 Les limitations sont levées dès que les circonstances qui les justifient cessent d’exister.

4 Lorsque les motifs d’une limitation visée à l’article 2 ne sont plus valables, le SGC lève la limitation et communique les motifs de cette dernière à la personne concernée. Dans le même temps, le SGC informe la personne concernée de la possibilité d’introduire une réclamation auprès du CEPD.

1 Lorsque le service compétent du SGC conclut que les droits d’une personne concernée devraient être limités en vertu de la présente décision, il en informe le DPD. Il donne également au DPD l’accès aux informations consignées dans le registre et à tous les documents contenant des éléments factuels et juridiques sous-jacents. Le service compétent du SGC documente en détail la participation du DPD à l’application de limitations.

2 Le DPD peut demander au service compétent du SGC de réexaminer l’application des limitations. Ce dernier informe le DPD par écrit du résultat du réexamen demandé.

1 Le SGC inclut, dans les avis relatifs à la protection des données publiés dans le registre des opérations de traitement tenu par le DPD, une section fournissant des informations générales aux personnes concernées sur les limitations potentielles des droits des personnes concernées, conformément à l’article 2, paragraphe 1. Ces informations portent sur les droits susceptibles d’être limités, les motifs pour lesquels des limitations peuvent s’appliquer, ainsi que leur durée potentielle.

2 Les services compétents informent individuellement les personnes concernées, sous une forme appropriée, de toute limitation en cours ou future de leurs droits. Ils informent la personne concernée des principales raisons qui motivent l’application de la limitation, de leur droit de consulter le DPD et de leur droit de saisir le CEPD.

3 Les services compétents peuvent différer, omettre ou refuser la communication d’informations aux personnes concernées visées au paragraphe 2 du présent article aussi longtemps que cela serait susceptible de priver d’effet la limitation. L’évaluation visant à déterminer si cela est justifié se fait au cas par cas. Dès lors que cela ne prive plus d’effet la limitation, les informations devraient être communiquées à la personne concernée.

4 Lorsque le service compétent du SGC limite, entièrement ou partiellement, la communication des informations aux personnes concernées visées au paragraphe 2 du présent article, le SGC enregistre et consigne dans un registre les motifs de la limitation conformément à l’article 3.

1 Lorsque le SGC a l’obligation de communiquer une violation de données en vertu de l’article 35, paragraphe 1, du règlement (UE) 2018/1725, il peut, dans des cas exceptionnels, limiter cette communication en tout ou en partie. Il documente cette décision conformément à l’article 3, paragraphe 3, de la présente décision.

2 Lorsque les motifs de la limitation ne s’appliquent plus, le SGC communique la violation de données à caractère personnel à la personne concernée et l’informe des principaux motifs de la limitation et de son droit de saisir le CEPD.

1 Dans des circonstances exceptionnelles, le SGC peut limiter le droit à la confidentialité des communications électroniques en vertu de l’article 36 du règlement (UE) 2018/1725.

2 Lorsque le SGC limite le droit à la confidentialité des communications électroniques, il informe la personne concernée, dans sa réponse à une demande de la personne concernée, des principales raisons qui motivent l’application de la limitation et de son droit de saisir le CEPD.

3 Le SGC peut différer, omettre ou refuser la communication d’informations concernant les motifs de la limitation et le droit de saisir le CEPD aussi longtemps que ces informations risquent de priver d’effet la limitation. L’évaluation visant à déterminer si cela est justifié se fait au cas par cas.

1 Toute limitation respecte l’essence des libertés et droits fondamentaux et constitue une mesure nécessaire et proportionnée dans une société démocratique.

2 Lorsqu’un service d’enquête chargé d’une enquête évalue la nécessité et la proportionnalité d’une limitation, il tient compte des risques potentiels pour les droits et libertés de la personne concernée.

3 Aucune limitation ne peut avoir pour effet d’empêcher les personnes concernées par une enquête d’exercer leurs droits de défense, notamment leur droit d’être entendues. Dans les cas où la notification de l’ouverture d’une enquête à la personne concernée est retardée, aucune conclusion ne peut être tirée sans que celle-ci ait eu la possibilité d’être entendue. Dans les cas où des preuves et des témoignages ont été pseudonymisés au stade de l’enquête, la pseudonymisation ou toute autre limitation doit être levée dans le cas de procédures disciplinaires.

La présente décision entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne.