Beschluss (EU) 2023/1610 der Europäischen Zentralbank vom 28. Juli 2023 zur Einrichtung der historischen Archive der Europäischen Zentralbank und zur Änderung des Beschlusses EZB/2004/2 (EZB/2023/17)

Dieser Beschluss enthält die Vorschriften über die Aufbewahrung der und den Zugang der Öffentlichkeit zu den historischen Archive der Europäischen Zentralbank (EZB).

Für die Zwecke dieses Beschlusses gelten folgende Begriffsbestimmungen: 1. „Vorgänger der EZB“ der Ausschuss zur Prüfung der Wirtschafts- und Währungsunion, der Ausschuss der Präsidenten der Zentralbanken der Mitgliedstaaten der Europäischen Wirtschaftsgemeinschaft, der Europäische Fonds für währungspolitische Zusammenarbeit und das Europäische Währungsinstitut; 2. „Archive der EZB“ a) sämtliche Dokumente, unabhängig von ihrer Form und ihrem materiellen Träger, welche die EZB oder die NZBen im Zusammenhang mit der Erfüllung der Aufgaben des ESZB und des Eurosystems erstellt oder empfangen haben, unabhängig davon, ob sie von der EZB oder der NZBen verwahrt werden und b) sämtliche Dokumente, unabhängig von ihrer Form und ihrem materiellen Träger, welche die Vorgänger der EZB erstellt oder empfangen haben und die von der EZB verwahrt werden; 3. „Historische Archive der EZB“ sämtliche Dokumente von historischem oder administrativem Wert, die Teil der Archive der EZB sind und zur ständigen Aufbewahrung ausgewählt wurden; 4. „Erstellungsdatum“ a) bei digitalen Dokumenten, die im Dokumentenverwaltungssystem der EZB erstellt werden, das Datum, an dem das Dokument zuletzt bearbeitet wurde oder an dem die neueste Version hinzugefügt wurde; b) bei Dokumenten in Papierform, die in eine physische Akte aufgenommen werden, das Datum des letzten inhaltlich wesentlichen Dokuments in der Akte; c) bei Dokumenten in Papierform, die zu einem Band gebunden sind, das Jahr des letzten inhaltlich wesentlichen Eintrags in diesem Band oder der letzten inhaltlich wesentlichen Anmerkung oder Annotation, je nachdem, welches Ereignis später eintritt; d) bei Abbildungen wie architektonischen Zeichnungen, Fotografien oder bewegten Bildern das Erstellungsdatum oder das Jahr der letzten Änderung der Abbildung oder Zeichnung, je nachdem, welches Ereignis später eintritt; 5. „nationale Zentralbank“ oder „NZB“ eine nationale Zentralbank eines Mitgliedstaats; 6. „Dritte“ alle natürlichen oder juristischen Personen oder Rechtssubjekte außerhalb des ESZB; 7. „Bewertung“ die laufende Sortierung der Archive der EZB, um Dokumente zu identifizieren, die für Zwecke der historischen Archivierung aufbewahrt werden sollten. 8. „Aufbewahrung“ die Tätigkeiten, die erforderlich sind, um den kontinuierlichen Zugang zu Dokumenten, die zur Aufnahme in die historischen Archive der EZB ausgewählt wurden, zu gewährleisten und den Verlust von Informationsinhalten in diesen Dokumenten so gering wie möglich zu halten; 9. „als Verschlusssache eingestuftes Dokument“ ein Dokument der historischen Archive der EZB, das einer der folgenden vier Vertraulichkeitsstufen im Sinne der Vertraulichkeitsbestimmungen der EZB zugeordnet wurde, wodurch das Dokument nicht für die Öffentlichkeit freigegeben werden darf, nämlich: „ECB-SECRET“, „ECB-CONFIDENTIAL“, „ECB-RESTRICTED“ und „ECB-UNRESTRICTED“; 10. „freigegebenes Dokument“ bezeichnet ein Dokument der historischen Archive der EZB, dem im Rahmen der Vertraulichkeitsbestimmungen der EZB die Vertraulichkeitsstufe „ECB-PUBLIC“ zugewiesen wurde; 11. „personenbezogene Daten“ personenbezogene Daten im Sinne von Artikel 3 Nummer 1 der Verordnung (EU) 2018/1725; 12. „personenbezogene Daten von Kindern“ personenbezogene Daten von Kindern, welche das 13. Lebensjahr noch nicht vollendet haben; 13. „sensible personenbezogene Daten“ besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Artikel 10 der Verordnung (EU) 2018/1725, personenbezogene Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten nach Artikel 11 der Verordnung (EU) 2018/1725 und personenbezogene Daten von Kindern; 14. „Verantwortlicher“ Verantwortlicher im Sinne von Artikel 2 Nummer 1 des Beschlusses (EU) 2020/655 der Europäischen Zentralbank (EZB/2020/28) .

1 Die EZB führt eine Bewertung durch, um zu ermitteln, welche der von ihr verwahrten Dokumente der Archive der EZB aufzubewahren sind und welche Dokumente keinen administrativen oder historischen Wert haben und zu entfernen sind.

2 Die von der EZB durchgeführte Bewertung dient den politischen Zielen der Ermittlung und Aufbewahrung von Dokumentenklassen, die a) Nachweise enthalten über die Ermächtigungsgrundlage, Gründung, Organisation und Arbeitsweise der EZB und ihrer Vorgänger, des ESZB, des Eurosystems sowie sämtlicher relevanten Ausschüsse, Arbeitsgruppen und Taskforces; b) Nachweise enthalten über die Tätigkeiten der EZB und ihrer Vorgänger, des ESZB, des Eurosystems sowie sämtlicher relevanten Ausschüsse, Arbeitsgruppen und Taskforces im Zusammenhang mit Schlüsselfunktionen und bedeutenden Programmen und Fragestellungen; c) wesentlich beitragen zur Kenntnis und zum Verständnis der Mitgliedstaaten, deren Währung der Euro ist bzw. ihrer Organe und Bürger, der Auswirkungen der Tätigkeiten der EZB und ihrer Vorgänger bzw. des ESZB und des Eurosystems auf das externe Umfeld, bzw. der Interaktion von Personen und Organisationen mit den Organen und Einrichtungen der Union; d) wesentlich beitragen zur Kenntnis und zum Verständnis von Aspekten der Unternehmenskultur der EZB und ihrer Vorgänger.

3 Ungeachtet des Ergebnisses der in den Absätzen 1 und 2 genannten Bewertung verwahrt die EZB die Dokumente der Archive der EZB im Einklang mit den im Ablage- und Aufbewahrungsplan der EZB festgelegten Aufbewahrungsanforderungen .

1 Die EZB prüft rechtzeitig, spätestens jedoch im 25. Jahr nach dem Erstellungsdatum eines als Verschlusssache eingestuften Dokuments, die von ihr verwahrten Kategorien von Verschlusssachen, um zu entscheiden, ob diese gegebenenfalls auf die Vertraulichkeitsstufe „ECB-PUBLIC“ herabgestuft werden. Die EZB überprüft danach mindestens alle fünf Jahre von ihr verwahrte Dokumente der historischen Archive der EZB oder Kategorien von Dokumenten, die nach einer ersten Prüfung nicht auf die Vertraulichkeitsstufe „ECB-PUBLIC“ herabgestuft wurden.

2 Gemäß Artikel 2 Absatz 3 der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 veröffentlicht die EZB, bevor sie beschließt, Dokumente der historischen Archive der EZB freizugeben und öffentlich zugänglich zu machen, die im Falle ihrer Offenlegung die geschäftlichen Interessen einer natürlichen oder juristischen Person, einschließlich des geistigen Eigentums, beeinträchtigen könnten, eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union, um die betroffenen Personen oder Unternehmen zu unterrichten und sie aufzufordern, innerhalb einer in der Mitteilung festgelegten Frist von mindestens acht Wochen Stellung zu nehmen, um beurteilen zu können, ob die Dokumente eine Freigabe erhalten sollen oder nicht.

1 Die EZB macht von ihr verwahrte freigegebene Dokumente öffentlich zugänglich, falls diese von den Vorgängern der EZB erstellt oder empfangen wurden.

2 Die EZB macht gemäß den Absätzen 3 und 4 andere als die in Absatz 1 genannten freigegebenen Dokumente, die von ihr verwahrt werden, 30 Jahre nach dem Erstellungsdatum öffentlich zugänglich.

3 Die EZB macht die in Absatz 2 genannten freigegebenen Dokumente nach Möglichkeit über ihre Online-Kommunikationsplattformen online zugänglich.

4 Sofern es nicht möglich ist, die in Absatz 2 genannten freigegebenen Dokumente gemäß Absatz 3 online zugänglich zu machen, gewährt die EZB Antragstellern Zugang zu diesen Dokumenten entweder in den Räumlichkeiten der EZB oder, wenn die EZB dies für angemessen hält, durch Freigabe einer digitalen Kopie der angeforderten Dokumente unter Beachtung der folgenden Bedingungen: a) Der Antrag auf Zugang zu einem freigegebenen Dokument wird bei der EZB in Textform, einschließlich der elektronischen Form, in einer der Amtssprachen der Union erstellt und ist so präzise formuliert, dass die EZB das betreffende Dokument ermitteln kann; b) Dokumente werden in ihrer letzten Fassung in der Form (einschließlich in elektronischer Form) und in der/den Sprache(-n), in der/denen sie erstellt wurden, zur Verfügung gestellt. Ist ein Antrag auf Zugang zu einem freigegebenen Dokument nicht hinreichend präzise im Sinne des Buchstaben a formuliert, bittet die EZB den Antragsteller, den Antrag zu präzisieren und unterstützt ihn dabei.

1 Die NZBen führen eine Bewertung durch, um zu ermitteln, welche der von ihr verwahrten Dokumente der Archive der EZB aufzubewahren sind und welche Dokumente keinen historischen oder administrativen Wert haben und zu entfernen sind. Sie verfolgen bei ihrer Bewertung die in Artikel 3 Absatz 2 genannten politischen Ziele und erfüllen die in Artikel 3 Absatz 3 genannten Aufbewahrungsanforderungen. Wenn eine NZB und die EZB die identischen Dokumente der Archive der EZB verwahren, gleichen die NZBen ihre Bewertung an das Ergebnis der von der EZB nach Artikel 3 vorgenommenen Bewertung an.

2 Die NZBen prüfen rechtzeitig, spätestens jedoch im 25. Jahr nach dem Erstellungsdatum eines als Verschlusssache eingestuften Dokuments, die von ihnen verwahrten Kategorien von Verschlusssachen, um zu entscheiden, ob diese gegebenenfalls auf ein der Vertraulichkeitsstufe „ECB-PUBLIC“ entsprechendes Niveau herabgestuft werden. Verwahren eine NZB und die EZB identische Dokumente der Archive der EZB, passen die NZBen ihre Entscheidung über die Freigabe an das Ergebnis der von der EZB gemäß Artikel 4 Absatz 1 getroffenen Entscheidung über die Freigabe an. NZBen dürfen freigegebene Dokumente nicht vor Ablauf der 30-Jahre-Frist ab dem Erstellungsdatum eines Dokuments öffentlich zugänglich machen oder an Dritte weitergeben.

In Fällen, in denen die NZB Dokumente der Archive der EZB an Dritte weitergegeben hat, stellt die NZB sicher, dass a) das Ergebnis einer von einem Dritten vorgenommenen Bewertung von Dokumenten an das Ergebnis der Bewertung der EZB gemäß Artikel 3 angepasst wird, wenn diese an den Dritten weitergegebenen Dokumente mit von der EZB verwahrten Dokumenten identisch sind; b) das Ergebnis einer Entscheidung eines Dritten über ein Herabsetzen der Vertraulichkeitsstufe von Dokumenten an das Ergebnis der EZB über ein Herabsetzen der Vertraulichkeitsstufe von Dokumenten gemäß Artikel 4 Absatz 1 angepasst wird, wenn diese an den Dritten weitergegebenen Dokumente mit von der EZB verwahrten Dokumenten identisch sind und c) der Dritte freigegebene Dokumente nicht vor Ablauf eines Zeitraums von 30 Jahren ab dem Erstellungsdatum der Dokumente öffentlich zugänglich macht.

1 Die EZB kann die Rechte betroffener Personen im Sinne des Artikel 25 Absatz 4 der Verordnung (EU) 2018/1725 einschränken, soweit dies erforderlich ist, um im öffentlichen Interesse liegende Archivierungszwecke zu erfüllen und die Unversehrtheit der historischen Archive der EZB zu wahren, unter anderem insbesondere folgende Rechte: a) das Auskunftsrecht , sofern anhand des Antrags der betroffenen Person die Identifizierung bestimmter Dokumente der Archive der EZB nicht ohne unverhältnismäßigen Verwaltungsaufwand möglich ist. Bei der Beurteilung der aufgrund des Antrags der betroffenen Person zu ergreifenden Maßnahmen und des erforderlichen Verwaltungsaufwands sind insbesondere die von der betroffenen Person bereitgestellten Informationen sowie Art, Umfang, Volumen und Größe der potenziell betroffenen Dokumente der Archive der EZB zu berücksichtigen; b) das Recht auf Berichtigung , sofern die Berichtigung es unmöglich macht, die Unversehrtheit und Authentizität der Dokumente der historischen Archive der EZB zu wahren, unbeschadet der Möglichkeit einer ergänzenden Erklärung oder Anmerkung zu dem betreffenden Dokument, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden; c) das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung , sofern die Verarbeitung zur Wahrung der Unversehrtheit und Authentizität der Dokumente der historischen Archive der EZB erforderlich ist und/oder im öffentlichen Interesse liegt; d) die Pflicht, eine Berichtigung oder Löschung personenbezogener Daten mitzuteilen , soweit dies sich als unmöglich erweist oder mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden ist; e) das Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung , sofern die personenbezogenen Daten in den Dokumenten der historischen Archive der EZB als integraler und unverzichtbarer Bestandteil dieser Dokumente enthalten sind.

2 Die EZB führt angemessene Garantien ein, um die Einhaltung von Artikel 13 der Verordnung (EU) 2018/1725 zu gewährleisten. Diese Garantien umfassen technische und organisatorische Maßnahmen, mit denen insbesondere die Achtung des Grundsatzes der Datenminimierung gewährleistet wird. Die Garantien sehen Folgendes vor: a) die Einführung von Verfahren zum Schutz personenbezogener Daten, z. B. die systematische Löschung und Vernichtung von Dateien, die personenbezogene Daten enthalten, im Einklang mit dem EZB-Ablage- und Aufbewahrungsplan; b) die Einführung kontrollierter Verfahren, die den Zugang zu Dokumenten ermöglichen, wenn das Vorliegen personenbezogener Daten nicht festgestellt werden kann; c) keine Freigabe sensibler personenbezogener Daten und d) Pseudonymisierungs- und Anonymisierungsmaßnahmen.

3 Der Verantwortliche ist verpflichtet, a) die betroffenen Personen darüber zu informieren, dass Dokumente, die ihre personenbezogenen Daten enthalten, als Teil der historischen Archive der EZB öffentlich zugänglich gemacht werden können; b) den Datenschutzbeauftragten zu konsultieren, bevor eine Entscheidung darüber getroffen wird, im Einzelfall von den Rechten einer betroffenen Person abzuweichen und diese Konsultation zu dokumentieren; c) alle vorgenommenen Einschränkungen im Sinne von Absatz 1 sowie die Gründe, welche die Einschränkung rechtfertigen, zu erfassen; d) dem Europäischen Datenschutzbeauftragten auf Anfrage alle Dokumente zur Verfügung zu stellen, welche die zugrundeliegenden Fakten und rechtlichen Grundlagen enthalten.

Die EZB darf von ihr verwahrte Dokumente der historischen Archive der EZB mit sensiblen personenbezogenen Daten oder Daten, die gemäß Artikel 4 des Beschlusses EZB/2004/3 den Schutz der Privatsphäre und die Integrität des Einzelnen berühren, einschließlich der archivischen Verzeichnung oder von Normdatensätzen, erst nach Ablauf einer Frist von 100 Jahren ab dem Erstellungsdatum dieser Dokumente öffentlich zugänglich machen.

1 Historische Archive der EZB oder beschreibende Informationen über solche Archive, deren Freigabe gemäß diesem Beschluss über die Online-Kommunikationsplattformen der EZB erfolgt, dürfen nicht ohne vorherige ausdrückliche Genehmigung der EZB vervielfältigt oder zu kommerziellen Zwecken genutzt werden. Die EZB kann diese Genehmigung ohne Angabe von Gründen verweigern.

2 Dieser Beschluss gilt unbeschadet geltender Urheberrechtsvorschriften, die das Recht Dritter auf Vervielfältigung oder Nutzung von Dokumenten mit Freigabe einschränken.

Die EZB veröffentlicht jährlich Informationen über ihre Aktivitäten im Bereich der historischen Archive über die Online-Kommunikationsplattformen der EZB.

Die EZB richtet eine Koordinierungsgruppe historische Archive der EZB ein, die aus Vertretern der EZB und der NZBen besteht und von der Abteilung Informations-Governance geleitet wird. Die Gruppe erörtert die Anwendung des vorliegenden Beschlusses, um sicherzustellen, dass die historischen Archive der EZB im gesamten ESZB und Eurosystem einheitlich und mit angemessener Sorgfalt ausgewertet werden. Zu diesem Zweck unterstützt die Gruppe die Abteilung Informations-Governance bei der Entwicklung von in Anwendung zu bringenden operativen Maßnahmen und Verfahren.

Artikel 23.3 Satz 2 des Beschlusses EZB/2004/2 erhält folgende Fassung: „Sofern die Beschlussorgane nichts Anderweitiges beschließen, werden die Dokumente nach Ablauf einer Frist von 30 Jahren, vom Erstellungsdatum des Dokuments gerechnet, gemäß dem Beschluss (EU) 2023/1610 der Europäischen Zentralbank (EZB/2023/17) frei zugänglich, es sei denn, die Beschlussorgane beschließen, diese Frist zu verkürzen oder zu verlängern.

Dieser Beschluss tritt am zwanzigsten Tag nach seiner Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.