Décision (UE) 2023/1610 de la Banque centrale européenne du 28 juillet 2023 établissant les archives historiques de la Banque centrale européenne et modifiant la décision BCE/2004/2 (BCE/2023/17)

La présente décision fixe les règles relatives à la conservation et à l’ouverture au public des archives historiques de la BCE.

Aux fins de la présente décision, on entend par: 1) «prédécesseurs de la BCE» le comité d’étude de l’Union économique et monétaire, le Comité des gouverneurs des banques centrales des États membres de la Communauté économique européenne, le Fonds européen de coopération monétaire et l’Institut monétaire européen; 2) «archives de la BCE»: a) tous les documents quels que soient leur forme et leur support matériel, qui ont été produits ou reçus par la BCE ou les BCN dans le cadre de l’accomplissement des missions du SEBC et de l’Eurosystème, qu’ils soient détenus par la BCE ou par les BCN; et b) tous les documents quels que soient leur forme et leur support matériel, qui ont été produits ou reçus par les prédécesseurs de la BCE et qui sont détenus par la BCE; 3) «archives historiques de la BCE» tous les documents ayant une valeur historique ou administrative qui font partie des archives de la BCE et qui ont été sélectionnés en vue d’une conservation permanente; 4) «date de création»: a) dans le cas de documents numériques créés dans le cadre du système de gestion documentaire de la BCE, la date à laquelle le document a été modifié en dernier lieu ou à laquelle la dernière version a été ajoutée; b) dans le cas de documents papier placés dans un dossier physique, la date du document de fond le plus récent dans le dossier; c) dans le cas de documents papier sous forme de volumes reliés, l’année de la mention de fond la plus récente dans le volume ou de la dernière observation ou annotation sur le fond, la date la plus tardive étant retenue; et d) dans le cas d’une image telle qu’un dessin architectural, une photographie ou une image en mouvement, la date de création ou l’année de la dernière modification de l’image ou du dessin, la date la plus tardive étant retenue; 5) «banque centrale nationale» ou «BCN» une banque centrale d’un État membre; 6) «tiers» toute personne physique ou morale, ou entité extérieure au SEBC; 7) «évaluation» tout processus de tri continu des archives de la BCE afin de déterminer quels documents doivent être préservés à des fins d’archivage historique; 8) «conservation», l’ensemble des activités nécessaires pour garantir l’accès continu aux documents sélectionnés pour faire partie des archives historiques de la BCE et en limiter la perte d’informations; 9) «document classifié» un document des archives historiques de la BCE auquel a été attribué l’une des quatre classifications de sécurité suivantes en vertu du régime de confidentialité de la BCE qui n’autorise pas sa divulgation, à savoir: «ECB-SECRET», «ECB-CONFIDENTIAL», «ECB-RESTRICTED» et «ECB-UNRESTRICTED»; 10) «document déclassifié» un document des archives historiques de la BCE auquel a été attribué la classification de sécurité «ECB-PUBLIC» en vertu du régime de confidentialité de la BCE; 11) «données à caractère personnel» les données à caractère personnel au sens de l’article 3, point 1), du règlement (UE) 2018/1725; 12) «données à caractère personnel relatives aux enfants» les données à caractère personnel relatives à des enfants âgés de moins de treize ans; 13) «données sensibles à caractère personnel» les catégories particulières de données à caractère personnel figurant à l’article 10 du règlement (UE) 2018/1725, les données à caractère personnel relatives aux condamnations pénales et aux infractions énumérées à l’article 11 du règlement (UE) 2018/1725 et les données à caractère personnel relatives aux enfants; 14) «responsable du traitement» le responsable du traitement au sens de l’article 2, point 1), de la décision (UE) 2020/655 de la Banque centrale européenne (BCE/2020/28) .

1 La BCE procède à une évaluation afin de déterminer quels documents des archives de la BCE en sa possession sont conservés et quels documents n’ont aucune valeur administrative ou historique et sont éliminés.

2 Les objectifs des règles d’évaluation réalisée par la BCE sont d’identifier et de conserver des catégories de documents qui: a) fournissent la preuve de la source de l’autorité, de la fondation, de l’organisation et du fonctionnement de la BCE et de ses prédécesseurs, du SEBC, de l’Eurosystème, ainsi que des comités, groupes de travail et groupes d’étude concernés; b) fournissent la preuve des activités de la BCE et de ses prédécesseurs, du SEBC, de l’Eurosystème, ainsi que de tous les comités, groupes de travail et groupes d’étude concernés en ce qui concerne les fonctions clés et les programmes et questions importants; c) contribuent de manière significative à la connaissance et à la compréhension des États membres dont la monnaie est l’euro et/ou de leurs institutions et de leurs citoyens; de l’incidence des activités de la BCE et de ses prédécesseurs et/ou du SEBC et de l’Eurosystème sur l’environnement extérieur; et/ou de l’interaction des personnes et des organisations avec les institutions et les organes de l’Union; d) contribuent de manière significative à la connaissance et à la compréhension des aspects de la culture d’entreprise de la BCE et de ses prédécesseurs.

3 Indépendamment du résultat de l’évaluation mentionnée aux paragraphes 1 et 2, la BCE conserve les documents d’archives de la BCE conformément aux exigences de conservation énoncées dans le plan de classement et d’archivage de la BCE .

1 La BCE examine en temps utile et au plus tard la vingt-cinquième année suivant la date de création d’un document classifié, les catégories de documents classifiés qu’elle détient afin de décider s’il y a lieu ou non de les déclassifier en «ECB-PUBLIC». La BCE réexamine les documents d’archives historiques de la BCE ou les catégories de documents qu’elle détient et qui n’ont pas été déclassifiés en «ECB-PUBLIC» à l’issue du premier examen de la sorte, puis au moins tous les cinq ans.

2 Conformément à l’article 2, paragraphe 3, du règlement (CEE, Euratom) n° 354/83, avant de décider de déclassifier et de rendre accessibles au public des documents des archives historiques de la BCE dont la divulgation pourrait porter atteinte aux intérêts commerciaux d’une personne physique ou morale déterminée, y compris la propriété intellectuelle, la BCE publie un avis au Journal officiel de l’Union européenne pour informer les personnes ou entreprises concernées et les inviter à présenter leurs observations dans un délai d’au moins huit semaines, comme il est indiqué dans l’avis, afin de déterminer si les documents doivent ou non être divulgués.

1 La BCE rend accessibles au public les documents déclassifiés qu’elle détient s’ils ont été créés ou reçus par les prédécesseurs de la BCE.

2 La BCE rend accessibles au public, conformément aux paragraphes 3 et 4, les documents déclassifiés qu’elle détient, autres que ceux figurant au paragraphe 1, trente ans après leur date de création.

3 La BCE rend accessibles en ligne, chaque fois que possible, les documents déclassifiés mentionnés au paragraphe 2 au moyen des plateformes de communication en ligne de la BCE.

4 Lorsqu’il n’est pas possible de rendre accessibles en ligne les documents déclassifiés figurant au paragraphe 2 conformément au paragraphe 3, la BCE les rend accessibles aux demandeurs soit dans les locaux de la BCE, soit, si la BCE le juge approprié, en publiant une copie numérique des documents demandés, aux conditions suivantes: a) une demande d’accès à un document déclassifié est présentée par écrit, y compris sous forme électronique, dans l’une des langues officielles de l’Union de façon suffisamment précise pour que la BCE puisse identifier les documents demandés; b) les documents sont fournis dans leur dernière version dans le format (y compris électronique) et dans la ou les langues dans lesquelles ils ont été créés. Si une demande d’accès à un document déclassifié n’est pas suffisamment précise aux fins du point a), la BCE invite le demandeur à la préciser et l’assiste à cette fin.

1 Les BCN procèdent à une évaluation afin de déterminer quels documents d’archives de la BCE en leur possession sont conservés et quels documents n’ont aucune valeur historique ou administrative et sont éliminés. Elles poursuivent les objectifs des règles énoncés à l’article 3, paragraphe 2, dans leur évaluation et respectent les exigences en matière de conservation visées à l’article 3, paragraphe 3. Lorsqu’une BCN et la BCE détiennent les mêmes documents d’archives de la BCE, les BCN mettent en conformité leur évaluation avec les résultats de l’évaluation effectuée par la BCE en vertu de l’article 3.

2 Les BCN examinent en temps utile, et au plus tard la vingt-cinquième année suivant la date de création d’un document classifié, les catégories de documents classifiés qu’elles détiennent afin de décider s’il y a lieu ou non de les déclassifier à un niveau équivalent à la classification «ECB-PUBLIC». Lorsqu’une BCN et la BCE détiennent les mêmes documents d’archives de la BCE, les BCN mettent en conformité leur décision de déclassification avec le résultat de la décision de déclassification prise par la BCE conformément à l’article 4, paragraphe 1. Les BCN ne rendent pas accessibles au public les documents déclassifiés ni ne les transfèrent à un tiers avant l’expiration du délai de trente ans à compter de la date de création d’un document.

Lorsqu’une BCN a transféré des documents des archives de la BCE à un tiers, elle veille à ce que: a) lorsque la BCE détient les mêmes documents que ceux transférés à ce tiers et que ce dernier procède à l’évaluation de ces documents, l’évaluation de ce tiers soit conforme au résultat de l’évaluation menée par la BCE au titre de l’article 3; b) lorsque la BCE détient les mêmes documents que ceux transférés à ce tiers et que ce dernier examine les classifications de sécurité de ces documents, une décision de déclassification de ce tiers concorde avec le résultat de la décision de déclassification prise par la BCE conformément à l’article 4, paragraphe 1;et c) le tiers ne rende pas accessibles au public ces documents déclassifiés avant l’expiration du délai de trente ans à compter de la date de création des documents.

1 La BCE peut déroger aux droits des personnes concernées conformément à l’article 25, paragraphe 4 du règlement (UE) 2018/1725, dans la mesure où cela est nécessaire pour atteindre les objectifs d’archivage dans l’intérêt public et pour préserver l’intégrité des archives historiques de la BCE, en particulier les droits suivants: a) le droit d’accès , lorsque la demande de la personne concernée ne permet pas d’identifier des documents d’archives spécifiques de la BCE sans nécessiter des efforts administratifs disproportionnés et, pour évaluer les mesures à prendre à la suite de la demande de la personne concernée et les efforts administratifs nécessaires, il est tenu compte tout particulièrement des informations communiquées par la personne concernée et de la nature, de la portée, du volume et de la taille des documents d’archives de la BCE potentiellement concernés; b) le droit de rectification , lorsque la rectification rend impossible la préservation de l’intégrité et de l’authenticité des documents des archives historiques de la BCE, cela n’exclut pas la possibilité d’ajouter une déclaration ou une annotation complémentaire au document concerné, à moins que cela ne se révèle impossible ou nécessite des efforts disproportionnés; c) le droit à la limitation du traitement , lorsque le traitement est nécessaire pour préserver l’intégrité et l’authenticité des documents des archives historiques de la BCE et/ou est dans l’intérêt public; d) l’obligation de notification de la rectification ou de l’effacement de données à caractère personnel , dans la mesure où cela se révèle impossible ou nécessite des efforts disproportionnés; e) le droit de s’opposer au traitement , lorsque les données à caractère personnel sont contenues dans les documents des archives historiques de la BCE et qu’elles font partie intégrante et sont des éléments indispensables de ces documents.

2 La BCE met en œuvre les garanties appropriées pour assurer le respect de l’article 13 du règlement (UE) 2018/1725. Ces garanties comprennent, en particulier, des mesures techniques et organisationnelles, afin d’assurer le respect du principe de minimisation des données. Les garanties comprennent: a) la mise en place de procédures de protection des données à caractère personnel, telles que la suppression et la destruction systématiques des fichiers contenant des données à caractère personnel conformément au plan de classement et d’archivage de la BCE; b) la mise en place de procédures contrôlées pour permettre l’accès aux documents lorsque l’existence de données à caractère personnel ne peut être établie; c) la non-divulgation de données sensibles à caractère personnel d) des mesures de pseudonymisation et d’anonymisation

3 Le responsable du traitement est tenu a) d’informer les personnes concernées que les documents contenant leurs données à caractère personnel peuvent être rendus accessibles au public dans le cadre des archives historiques de la BCE; b) de consulter le délégué à la protection des données avant de décider de déroger aux droits des personnes concernées dans un cas particulier et de documenter cette consultation; c) d’enregistrer toute dérogation appliquée en vertu du paragraphe 1 ainsi que les motifs à l’appui; d) de mettre à la disposition du Contrôleur européen de la protection des données, sur demande, tout document contenant des éléments factuels et juridiques sous-jacents.

La BCE ne rend pas accessibles au public les archives historiques de la BCE qu’elle détient contenant des données sensibles à caractère personnel ou des données relatives à la vie privée et à l’intégrité de l’individu visées à l’article 4 de la décision BCE/2004/3, y compris des descriptions d’archives ou des fichiers de référence, avant l’expiration du délai de cent ans, à compter de la date de création de ces documents.

1 Les archives historiques de la BCE, ou toute information descriptive les concernant, divulguées par l’intermédiaire des plateformes de communication en ligne de la BCE et conformément à la présente décision, ne sauraient être reproduites ou exploitées à des fins commerciales sans l’autorisation spécifique préalable de la BCE. La BCE peut refuser une telle autorisation sans motiver sa décision.

2 La présente décision s’applique sans préjudice de toute réglementation en vigueur dans le domaine du droit d’auteur pouvant limiter le droit des tiers de reproduire ou d’utiliser les documents divulgués.

La BCE publie chaque année des informations sur ses activités en matière d’archives historiques au moyen de ses plateformes de communication en ligne.

La BCE établit un groupe de coordination des archives historiques de la BCE avec des représentants de la BCE et des BCN, présidé par la division de gestion de l’information (Information Governance Division). Ce groupe examine l’application de la présente décision afin de veiller à ce que les archives historiques de la BCE soient traitées de manière cohérente et avec le soin approprié dans l’ensemble du SEBC et de l’Eurosystème. À cette fin, il aide aussi la division de gestion de l’information (Information Governance Division) de la BCE à établir un ensemble de mesures et de procédures opérationnelles à appliquer.

L’article 23.3, deuxième phrase, de la décision BCE/2004/2 est remplacé par le texte suivant: «Ils sont librement accessibles après l’expiration d’un délai de trente ans à compter de la date de leur création, conformément à la décision (UE) 2023/1610 de la Banque centrale européenne (BCE/2023/17) , à moins que les organes de décision ne décident de prolonger ou d’écourter ce délai.»

La présente décision entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne.