Decisión (UE) 2023/1610 del Banco Central Europeo de 28 de julio de 2023 por la que se establecen los archivos históricos del Banco Central Europeo y se modifica la Decisión BCE/2004/2 (BCE/2023/17)

La presente decisión establece las normas relativas a la conservación y la puesta a disposición del público de los archivos históricos del BCE.

A efectos de la presente decisión, se entenderá por: (1) «predecesores del BCE», el Comité Delors, el CoG, el FECOM y el IME; (2) «archivos del BCE», (a) el conjunto de los documentos de cualquier índole o formato elaborados o recibidos por el BCE o los BCN en relación con la realización de las funciones del SEBC y del Eurosistema, con independencia de que obren en poder del BCE o de los BCN; (b) el conjunto de los documentos de cualquier índole o formato elaborados o recibidos por los predecesores del BCE y que obren en poder del BCE; (3) «archivos históricos del BCE», documentos de valor histórico o administrativo que formen parte de los archivos del BCE y hayan sido seleccionados para su conservación permanente; (4) «fecha de elaboración», (a) en el caso de los documentos digitales elaborados dentro del sistema de gestión de documentos del BCE, la fecha de la última edición del documento o en la que se haya añadido la última versión; (b) en el caso de los documentos en papel que se incorporen a un archivo físico, la fecha del documento sustantivo más reciente del expediente; (c) en el caso de los documentos en papel en formato de libro, el año de la inscripción sustantiva más reciente en el libro o del comentario o de la anotación sustantivos más reciente, si esta última fecha es posterior; (d) en el caso de una imagen, como un dibujo arquitectónico, una fotografía o una imagen en movimiento, la fecha de creación o el año de la última modificación de la imagen o dibujo, si esta última fecha es posterior; (5) «banco central nacional» o «BCN», un banco central de un Estado miembro; (6) «tercero», toda persona física o jurídica o entidad ajena al SEBC; (7) «evaluación», proceso continuo de clasificación de los archivos del BCE para determinar qué documentos deben conservarse con fines de archivo histórico; (8) «conservar» o «conservación», el conjunto de actividades necesarias para garantizar el acceso continuo a los documentos seleccionados para formar parte de los archivos históricos del BCE y reducir al mínimo la pérdida de su contenido; (9) «documento clasificado», un documento de los archivos históricos del BCE al que se ha asignado una de las cuatro clasificaciones de seguridad siguientes con arreglo al régimen de confidencialidad del BCE y que no autoriza su divulgación al público, a saber: «ECB-SECRET», «ECB-CONFIDENTIAL», «ECB-RESTRICTED» y «ECB-UNRESTRICTED»; (10) «documento desclasificado», un documento de los archivos históricos del BCE al que se ha asignado la clasificación de seguridad de «ECB-PUBLIC» con arreglo al régimen de confidencialidad del BCE; (11) «datos personales», los datos personales en el sentido del artículo 3, apartado 1, del Reglamento (UE) 2018/1725; (12) «datos personales de los niños», los datos personales de los niños menores de 13 años; (13) «datos personales sensibles», las categorías especiales de datos personales a que se refiere el artículo 10 del Reglamento (UE) 2018/1725, los datos personales relativos a condenas e infracciones penales a que se refiere el artículo 11 del Reglamento (UE) 2018/1725 y los datos personales de los niños; (14) «responsable del tratamiento», responsable del tratamiento en el sentido del artículo 2, apartado 1, de la Decisión (UE) 2020/655 del Banco Central Europeo (BCE/2020/28) .

1 El BCE llevará a cabo una evaluación para determinar qué documentos de archivo del BCE se conservarán y qué documentos carecen de valor administrativo o histórico y se eliminarán.

2 Los objetivos normativos de la evaluación realizada por el BCE son identificar y conservar las clases de documentos que: (a) aporten pruebas de la fuente de autoridad, fundación, organización y funcionamiento del BCE y de sus predecesores, del SEBC, del Eurosistema, así como de los comités, grupos de trabajo y grupos operativos pertinentes; (b) aporten pruebas de las actividades del BCE y de sus predecesores, del SEBC, del Eurosistema, así como de los comités, grupos de trabajo y grupos operativos pertinentes en relación con funciones clave y programas y cuestiones importantes; (c) contribuyan de manera sustancial al conocimiento y la comprensión de los Estados miembros cuya moneda es el euro o de sus instituciones y sus ciudadanos; de los efectos de las actividades del BCE y sus predecesores o del SEBC y del Eurosistema en el entorno exterior; o de la interacción de personas y organizaciones con las instituciones y organismos de la Unión; (d) contribuyan de manera sustancial al conocimiento y la comprensión de los aspectos de la cultura corporativa del BCE y de sus predecesores.

3 Con independencia del resultado de la evaluación a que se refieren los apartados 1 y 2, el BCE conservará los documentos de los archivos del BCE de conformidad con los requisitos de conservación establecidos en el Plan de archivo y retención del BCE ,

1 El BCE examinará, a su debido tiempo y a más tardar 25 años después de la fecha de elaboración de un documento clasificado, las categorías de documentos clasificados que obren en su poder para decidir si los desclasifica a «ECB-PUBLIC» o no. El BCE revisará los documentos de los archivos históricos del BCE, o las categorías de documentos, que obren en su poder que no hayan sido desclasificados a «ECB-PUBLIC» tras el primer examen al menos cada cinco años a partir de entonces.

2 De conformidad con el artículo 2, apartado 3, del Reglamento (CEE, Euratom) n.o 354/83, antes de decidir desclasificar y poner a disposición del público documentos de los archivos históricos del BCE que, de divulgarse, puedan perjudicar los intereses comerciales de una persona física o jurídica, incluida la propiedad intelectual, el BCE publicará un anuncio en el Diario Oficial de la Unión Europea para informar a las personas o empresas afectadas y les invitará a presentar observaciones en un plazo no inferior a ocho semanas, tal como se especifique en el anuncio, con el fin de evaluar si los documentos deben divulgarse o no.

1 El BCE pondrá a disposición del público los documentos desclasificados que obren en su poder fueron elaborados o recibidos por sus predecesores.

2 En virtud de los apartados 3 y 4, el BCE pondrá a disposición del público los documentos desclasificados que obren en su poder, distintos de los mencionados en el apartado 1, 30 años después de la fecha de su elaboración.

3 Siempre que sea posible, el BCE hará que los documentos desclasificados a que se refiere el apartado 2 sean accesibles en línea a través de las plataformas de comunicación en línea del BCE.

4 Cuando no resulte posible hacer que los documentos desclasificados a que se refiere el apartado 2 sean accesibles en línea con arreglo al apartado 3, el BCE los pondrá a disposición de los solicitantes en la sede del BCE o, cuando el BCE lo considere oportuno, mediante la publicación de una copia digital de los documentos solicitados, en las siguientes condiciones: a) las solicitudes de acceso a un documento desclasificado se presentarán por escrito en cualquier forma, incluida la electrónica, en una de las lenguas oficiales de la Unión, con la precisión suficiente para que el BCE identifique los documentos solicitados; b) los documentos se facilitarán en su última versión en el formato (incluso electrónico) y en la lengua o lenguas en que se hayan elaborado; Si una solicitud de acceso a un documento desclasificado no es suficientemente precisa a efectos de la letra a), el BCE pedirá al solicitante que la aclare y le ayudará a hacerlo.

1 Los BCN llevarán a cabo una evaluación para determinar qué documentos de archivo del BCE que obren en su poder se conservarán y qué documentos carecen de valor administrativo o histórico y se eliminarán. Perseguirán los objetivos normativos establecidos en el artículo 3, apartado 2, en su evaluación y respetarán los requisitos de conservación a que se refiere el artículo 3, apartado 3. Cuando un BCN y el BCE conserven los mismos documentos de archivo del BCE, los BCN adaptarán su evaluación al resultado de la evaluación realizada por el BCE de conformidad con el artículo 3.

2 Los BCN examinarán, a su debido tiempo y a más tardar 25 años después de la fecha de elaboración de documentos clasificados, las categorías de documentos clasificados que obren en su poder para decidir si los desclasifica a un nivel equivalente al de la clasificación de «ECB-PUBLIC» o no. Cuando un BCN y el BCE conserven los mismos documentos de archivo del BCE, los BCN adaptarán su clasificación al resultado de la decisión sobre desclasificación adoptada por el BCE de conformidad con el artículo 4, apartado 1. Los BCN no pondrán a disposición del público documentos desclasificados ni los transferirán a terceros antes de que expire el período de 30 años a partir de la fecha de elaboración de un documento.

Cuando un BCN haya transferido documentos de los archivos del BCE a un tercero, dicho BCN se asegurará de que: (a) cuando el BCE conserve los mismos documentos que los transferidos a ese tercero y este realice una evaluación de dichos documentos, la evaluación de ese tercero se ajustará al resultado de la evaluación realizada por el BCE de acuerdo con el artículo 3; (b) cuando el BCE conserve los mismos documentos que los transferidos a ese tercero y este analice las clasificaciones de seguridad de dichos documentos, la decisión sobre la desclasificación de ese tercero se ajustará al resultado de la decisión sobre la desclasificación adoptada por el BCE de conformidad con el artículo 4, apartado 1; (c) el tercero no pondrá a disposición del público documentos desclasificados antes de que expire el período de 30 años a partir de la fecha de elaboración de los documentos.

1 El BCE podrá establecer excepciones a los derechos de los interesados al amparo del artículo 25, apartado 4, del Reglamento (UE) 2018/1725 en la medida en que sea necesario para cumplir fines de archivo en interés público y preservar la integridad de los archivos históricos del BCE, incluidos en particular los derechos siguientes: a) el derecho de acceso , en caso de que la solicitud del interesado no permita la identificación de documentos específicos de los archivos del BCE sin implicar un esfuerzo administrativo desproporcionado y, al evaluar las medidas que deban adoptarse a petición del interesado y el esfuerzo administrativo necesario, se tendrá especialmente en cuenta la información facilitada por el interesado y la naturaleza, el alcance y el tamaño de los documentos de los archivos del BCE potencialmente afectados; b) el derecho de rectificación , en caso de que la rectificación haga imposible preservar la integridad y autenticidad de los documentos de los archivos históricos del BCE, sin perjuicio de la posibilidad de una declaración o anotación complementaria al documento de que se trate, a menos que ello resulte imposible o suponga un esfuerzo desproporcionado; c) el derecho a la limitación del tratamiento , en caso de que sea necesario para preservar la integridad y autenticidad de los documentos de los archivos históricos del BCE o sea de interés público; d) la obligación de notificar la rectificación o supresión de datos personales , en la medida en que ello resulte imposible o implique un esfuerzo desproporcionado; e) el derecho a oponerse al tratamiento , en caso de que los datos personales figuren en los documentos de los archivos históricos del BCE como parte integrante e indispensable de dichos documentos.

2 El BCE aplicará las salvaguardias adecuadas para garantizar el cumplimiento del artículo 13 del Reglamento (UE) n.o 2018/1725. Dichas garantías incluirán medidas técnicas y organizativas, en particular, para garantizar el respeto del principio de minimización de datos. Las salvaguardias comprenderán: a) establecer procedimientos para proteger los datos personales, como la supresión sistemática y la destrucción de ficheros que contengan datos personales en consonancia con el Plan de archivo y retención del BCE; b) establecer procedimientos controlados para permitir el acceso a los documentos cuando no pueda determinarse la existencia de datos personales; c) no divulgar datos personales sensibles; d) medidas de seudonimización y anonimización.

3 El responsable del tratamiento deberá: a) informar a los interesados de que los documentos que contienen sus datos personales pueden ponerse a disposición del público como parte de los archivos históricos del BCE; b) consultar al responsable de protección de datos antes de decidir aplicar una excepción a los derechos de los interesados en un caso concreto y documentar esta consulta; c) registrar todas las excepciones aplicadas de conformidad con el apartado 1, así como los motivos que justifican la excepción; d) poner a disposición del Supervisor Europeo de Protección de Datos, previa solicitud, cualquier documento que contenga los elementos subyacentes de hecho y de derecho.

El BCE no pondrá a disposición del público los documentos de los archivos históricos del BCE que obren en su poder que contengan datos personales sensibles o datos relativos a la intimidad y la integridad de la persona en virtud del artículo 4 de la Decisión BCE/2004/3, incluidas las descripciones de archivos o registros de la autoridad, antes de que expire un período de cien años a partir de la fecha de elaboración de dichos documentos.

1 Los archivos históricos del BCE, o cualquier información descriptiva relativa a dichos archivos, divulgada a través de las plataformas de comunicación en línea del BCE y de conformidad con la presente decisión, no se reproducirán ni explotarán con fines comerciales sin la autorización previa y expresa del BCE. El BCE podrá denegar dicha autorización sin indicar los motivos para ello.

2 La presente decisión se aplicará sin perjuicio de las normas sobre los derechos de autor que limiten el derecho de terceros a reproducir o utilizar los documentos facilitados.

El BCE publicará información sobre sus actividades de archivo histórico anualmente a través de sus plataformas de comunicación en línea.

El BCE creará un grupo de coordinación de los archivos históricos del BCE con representantes del BCE y de los BCN presidido por la División de Gestión de la Información del BCE. Este debatirá la aplicación de la presente decisión con el fin de garantizar que los archivos históricos del BCE se traten de manera coherente y con la debida atención en todo el SEBC y el Eurosistema. A tal fin, este grupo ayudará asimismo a la División de Gestión de la Información del BCE a establecer el conjunto de medidas y procedimientos operativos que deban aplicarse.

En el artículo 23.3, de la Decisión BCE/2004/2, la segunda frase se sustituye por la siguiente: «Se pondrán a disposición del público transcurrido un período de 30 años a partir de la fecha de su creación, de conformidad con la Decisión (UE) 2023/1610 del Banco Central Europeo (BCE/2023/17) , a menos que los órganos rectores decidan acortar o prolongar ese período.»

La presente decisión entrará en vigor el vigésimo día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.