Decisión (UE) 2023/2193 del Consejo, de 28 de septiembre de 2023, relativa a la posición que debe adoptarse en nombre de la Unión Europea en los grupos de trabajo creados por el Acuerdo de Comercio y Cooperación entre la Unión Europea y la Comunidad Europea de la Energía Atómica, por una parte, y el Reino Unido de Gran Bretaña e Irlanda del Norte, por otra, o creados posteriormente con arreglo a este, por lo que respecta a la adopción de sus reglamentos internos

1 La posición que debe adoptarse en nombre de la Unión en lo que respecta a la adopción del reglamento interno de los grupos de trabajo creados por el Acuerdo de Comercio y Cooperación entre la Unión Europea y la Comunidad Europea de la Energía Atómica, por una parte, y el Reino Unido de Gran Bretaña e Irlanda del Norte, por otra, o creados posteriormente con arreglo a este, figura en la sección I del documento adjunto a la presente Decisión.

2 La posición que debe adoptarse en nombre de la Unión en lo que respecta a las adaptaciones relacionadas con elementos no esenciales del reglamento interno que figura en la sección I del documento adjunto a la presente Decisión para un grupo de trabajo específico, cuando la finalidad y el funcionamiento de dicho grupo de trabajo requieran tales adaptaciones, se especificará con mayor precisión de conformidad con la sección II del documento adjunto a la presente Decisión.

La presente Decisión entrará en vigor el día de su adopción.

La Unión y el Reino Unido se notificarán mutuamente el nombre, el cargo y los datos de contacto de los correspondientes copresidentes de grupo de trabajo designados. Se considerará que cada copresidente está autorizado a representar, respectivamente, a la Unión y al Reino Unido, hasta el momento en que se notifique un nuevo copresidente a la otra Parte. Cualquier copresidente podrá ser sustituido en una reunión concreta o una parte de esta por otra persona que se designe. El copresidente, o la persona que se haya designado para sustituirlo, notificará la designación al otro copresidente y a la Secretaría del grupo de trabajo tan pronto como sea posible. Se entenderá que toda referencia a los copresidentes contenida en el presente Reglamento interno incluye a una persona designada.

La Secretaría del grupo de trabajo estará compuesta por un funcionario de la Unión y un funcionario del Gobierno del Reino Unido. La Secretaría desempeñará las funciones que le atribuye el presente Reglamento interno, bajo la supervisión del Comité correspondiente. La Unión y el Reino Unido se notificarán mutuamente el nombre, el cargo y los datos de contacto del funcionario miembro de la Secretaría del grupo de trabajo, respectivamente. Se considerará que el funcionario en cuestión sigue actuando como miembro de la Secretaría en nombre de la Unión o del Reino Unido hasta el momento en que la Unión o el Reino Unido notifiquen un nuevo miembro.

La Secretaría convocará cada reunión del grupo de trabajo para la fecha y en el lugar que acuerden los copresidentes. En caso de que la Unión o el Reino Unido hayan formulado una solicitud de reunión, la otra Parte tomará debidamente en consideración dicha solicitud y responderá en un plazo de treinta días. El grupo de trabajo celebrará sus reuniones en Bruselas y Londres de forma alterna, salvo que los copresidentes decidan otra cosa. Como excepción a lo dispuesto en el párrafo segundo, los copresidentes podrán decidir que una reunión del grupo de trabajo se celebre por videoconferencia, teleconferencia o en forma híbrida.

Con un plazo razonable de antelación a cada reunión, la Unión y el Reino Unido se informarán mutuamente a través de la Secretaría acerca de la composición prevista de sus respectivas delegaciones y especificarán el nombre y el cargo de cada miembro de la delegación. Cuando proceda, los copresidentes podrán invitar, de común acuerdo, a expertos (es decir, a funcionarios no ministeriales) a asistir a las reuniones del grupo de trabajo para que aporten información sobre una cuestión específica, pero únicamente en las partes de la reunión en las que se debatan tales cuestiones específicas.

Los documentos escritos que sustenten las deliberaciones del grupo de trabajo irán numerados y la Secretaría los distribuirá a la Unión y al Reino Unido.

La Unión y el Reino Unido remitirán a la Secretaría su correspondencia destinada al grupo de trabajo. Dicha correspondencia podrá enviarse en cualquier soporte escrito, incluido el correo electrónico. La Secretaría garantizará que la correspondencia destinada al grupo de trabajo se transmita a los copresidentes y se distribuya, cuando proceda, de conformidad con la regla 5. Toda correspondencia procedente de los copresidentes o destinada directamente a estos se transmitirá a la Secretaría y se distribuirá, cuando corresponda, de conformidad con la regla 5.

La Secretaría elaborará un proyecto de orden del día provisional para cada reunión. Este proyecto se transmitirá, con los documentos pertinentes, a los copresidentes, a más tardar cinco días antes de la fecha de la reunión. El orden del día provisional incluirá los puntos solicitados por la Unión o por el Reino Unido. Toda petición de este tipo, con todos los documentos pertinentes, se presentará a la Secretaría a más tardar siete días antes del inicio de la reunión. A más tardar tres días antes de la fecha de la reunión, los copresidentes decidirán el orden del día provisional de la reunión. El grupo de trabajo aprobará el orden del día al comienzo de cada reunión. A petición de la Unión o del Reino Unido podrá añadirse por consenso al orden del día puntos distintos de los contenidos en el orden del día provisional. Los copresidentes podrán, de mutuo acuerdo, abreviar o ampliar los plazos contemplados en los párrafos primero, segundo y tercero a fin de atender a las exigencias de un caso concreto.

El funcionario que ejerza como miembro de la Secretaría en representación de la Parte anfitriona de la reunión redactará el proyecto de acta de cada reunión en un plazo de siete días desde que se termine la reunión, salvo que los copresidentes decidan otra cosa. El acta se enviará al miembro de la Secretaría de la otra Parte para la formulación de observaciones. Este último podrá formular observaciones en un plazo de cinco días a partir de la fecha de recepción del proyecto de acta. Por regla general, el acta resumirá cada punto del orden del día, especificando cuando proceda: los documentos presentados al grupo de trabajo; toda declaración que alguno de los copresidentes haya pedido hacer constar en el acta; y las conclusiones operativas adoptadas sobre puntos específicos. El acta incluirá en un anexo una lista de los participantes, en la que se indicará, para cada una de las delegaciones, los nombres y los cargos de todas las personas que asistieron a la reunión. La Secretaría modificará el proyecto de acta para reflejar las observaciones recibidas, y los copresidentes aprobarán el proyecto revisado en los veintiocho días siguientes a la fecha de la reunión o en cualquier otro plazo acordado por los copresidentes. Una vez aprobada, los miembros de la Secretaría firmarán copias del acta y las transmitirán a la Unión y al Reino Unido, así como al Comité de supervisión. Los copresidentes podrán acordar que la firma y el intercambio de copias electrónicas satisfacen este requisito.

Salvo que los copresidentes decidan lo contrario, las reuniones del grupo de trabajo serán confidenciales. Si la Unión o el Reino Unido presentan al grupo de trabajo información confidencial o protegida de toda divulgación en virtud de sus disposiciones legales y reglamentarias, la otra Parte tratará dicha información de forma confidencial. Los copresidentes podrán decidir hacer públicos los órdenes del día provisionales antes de que tenga lugar la reunión del grupo de trabajo. Los copresidentes también podrán decidir hacer públicas las actas de la reunión tras su aprobación de conformidad con la regla 8. La publicación de los documentos mencionados en el párrafo tercero se realizará de conformidad con las normas de ambas Partes aplicables en materia de protección de datos.

La lengua de trabajo del grupo de trabajo será el inglés. Salvo que los copresidentes decidan otra cosa, el grupo de trabajo se basará, para sus deliberaciones, en documentos redactados en inglés.

La Unión y el Reino Unido correrán cada cual con los gastos en que incurran como consecuencia de su participación en las reuniones del grupo de trabajo. Los gastos relativos a la organización de reuniones y a la reproducción de documentos correrán a cargo de la Parte anfitriona. Los gastos relacionados con la interpretación desde y hacia la lengua de trabajo del grupo de trabajo correrán a cargo de la Parte que solicite dicha interpretación.

El grupo de trabajo comunicará al Comité de supervisión el calendario y los órdenes del día de sus reuniones con suficiente antelación, y le informará de los resultados y las conclusiones de cada una de sus reuniones.