Décision (UE) 2023/2193 du Conseil du 28 septembre 2023 relative à la position à prendre, au nom de l’Union européenne, au sein des groupes de travail institués par l’accord de commerce et de coopération entre l’Union européenne et la Communauté européenne de l’énergie atomique, d’une part, et le Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d’Irlande du Nord, d’autre part, ou institués ultérieurement dans le cadre de celui-ci, en ce qui concerne l’adoption de leur règlement intérieur

1 La position à prendre, au nom de l’Union, en ce qui concerne l’adoption du règlement intérieur des groupes de travail institués par l’accord de commerce et de coopération entre l’Union européenne et la Communauté européenne de l’énergie atomique, d’une part, et le Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d’Irlande du Nord, d’autre part, ou institués ultérieurement dans le cadre de celui-ci, figure à la section I du document attaché à la présente décision.

2 La position à prendre, au nom de l’Union, en ce qui concerne les adaptations ayant trait à des éléments non essentiels du règlement intérieur figurant à la section I du document attaché à la présente décision pour un groupe de travail spécifique, lorsque ces adaptations sont requises par l’objet et le fonctionnement de ce groupe de travail, est précisée plus en détail conformément à la section II du document attaché à la présente décision.

La présente décision entre en vigueur le jour de son adoption.

L'Union et le Royaume-Uni se communiquent le nom, la fonction et les coordonnées de leurs coprésidents désignés respectifs du groupe de travail. Un coprésident est réputé avoir l'autorisation de représenter, respectivement, l'Union ou le Royaume-Uni jusqu'à la date à laquelle le choix d'un nouveau coprésident est notifié à l'autre Partie. Un coprésident peut être remplacé, pour tout ou partie d'une réunion particulière, par une personne qu'il désigne. Le coprésident, ou la personne qu'il désigne, informe dès que possible l'autre coprésident et le secrétariat du groupe de travail de la désignation. Dans le présent règlement intérieur, toute référence aux coprésidents s'entend comme incluant une personne désignée par eux.

Le secrétariat du groupe de travail est composé d'un fonctionnaire de l'Union européenne et d'un fonctionnaire du gouvernement du Royaume-Uni. Le secrétariat s'acquitte des tâches qui lui sont confiées par le présent règlement intérieur, sous la supervision du comité concerné. L'Union et le Royaume-Uni se communiquent le nom, la fonction et les coordonnées du fonctionnaire qui est membre du secrétariat du groupe de travail, respectivement. Ce fonctionnaire est réputé continuer à agir en qualité de membre du secrétariat pour l'Union ou le Royaume-Uni jusqu'à la date à laquelle l'Union ou le Royaume-Uni informe de son choix d'un nouveau membre.

Chaque réunion du groupe de travail est convoquée par le secrétariat à la date et à l'heure convenues par les coprésidents. Lorsque l'Union ou le Royaume-Uni a présenté une demande de réunion, l'autre Partie examine dûment cette demande et y répond dans un délai de trente jours. Le groupe de travail tient ses réunions alternativement à Bruxelles et à Londres, sauf si les coprésidents en décident autrement. Par dérogation au deuxième alinéa, les coprésidents peuvent décider qu'une réunion du groupe de travail se tient par vidéoconférence, par téléconférence ou sous une forme hybride.

Avant chaque réunion et suffisamment à l'avance, l'Union et le Royaume-Uni s'informent mutuellement, par l'intermédiaire du secrétariat, de la composition prévue de leurs délégations respectives et précisent le nom et la fonction de chaque membre de la délégation. Le cas échéant les coprésidents peuvent, d'un commun accord, inviter des experts (c'est-à-dire des agents non gouvernementaux) à assister aux réunions du groupe de travail afin d'obtenir de leur part des informations sur un sujet spécifique, et ces experts ne pourront assister qu'aux parties de la réunion lors desquelles de tels sujets spécifiques sont examinés.

Les documents écrits sur lesquels s'appuient les délibérations du groupe de travail sont numérotés et transmis par le secrétariat à l'Union et au Royaume-Uni.

L'Union et le Royaume-Uni envoient au secrétariat leur correspondance adressée au groupe de travail. Cette correspondance peut être envoyée sous toute forme de communication écrite, y compris par courrier électronique. Le secrétariat veille à ce que la correspondance adressée au groupe de travail soit transmise aux coprésidents et diffusée, s'il y a lieu, conformément à l'article 5. Toute correspondance émanant des coprésidents ou adressée directement à ceux-ci est transmise au secrétariat et diffusée, s'il y a lieu, conformément à l'article 5.

Le secrétariat établit, pour chaque réunion, un projet d'ordre du jour provisoire. Celui-ci est transmis aux coprésidents, avec les documents pertinents, au plus tard cinq jours avant la date de la réunion. L'ordre du jour provisoire comprend les points demandés par l'Union ou par le Royaume-Uni. Cette demande est présentée au secrétariat, avec les éventuels documents pertinents, au plus tard sept jours avant le début de la réunion. Les coprésidents prennent une décision sur l'ordre du jour provisoire au plus tard trois jours avant la date de la réunion en cause. L'ordre du jour est adopté par le groupe de travail au début de chaque réunion. À la demande de l'Union ou du Royaume-Uni, un autre point que ceux inscrits à l'ordre du jour provisoire peut être ajouté à l'ordre du jour par consensus. Les coprésidents peuvent, d'un commun accord, réduire ou augmenter les délais prévus aux premier, deuxième et troisième alinéas afin de tenir compte des contraintes d'un cas particulier.

Un projet de procès-verbal de chaque réunion est rédigé par le fonctionnaire agissant en qualité de membre du secrétariat pour la Partie qui organise la réunion, dans un délai de sept jours à compter de la fin de la réunion, sauf décision contraire des coprésidents. Le projet de procès-verbal est transmis pour observations au membre du secrétariat pour l'autre Partie. Ce dernier peut présenter des observations dans un délai de cinq jours à compter de la date de réception du projet de procès-verbal. En règle générale, le procès-verbal résume chaque point de l'ordre du jour, en précisant le cas échéant: les documents soumis au groupe de travail; toute déclaration dont l'un des coprésidents a demandé qu'elle soit portée au procès-verbal; et les conclusions opérationnelles adoptées sur des points particuliers. Le procès-verbal comprend en annexe une liste des participants qui précise pour chacune des délégations les noms et fonctions de toutes les personnes ayant assisté à la réunion. Le secrétariat modifie le projet de procès-verbal sur la base des observations reçues, et ce projet révisé est approuvé par les coprésidents dans un délai de vingt-huit jours à compter de la date de la réunion, ou dans tout autre délai convenu par les coprésidents. Après approbation, des exemplaires du procès-verbal sont signés par les membres du secrétariat et transmis à l'Union et au Royaume-Uni, ainsi qu'au comité qui supervise le groupe de travail concerné. Les coprésidents peuvent convenir que la signature et l'échange d'exemplaires électroniques satisfont à cette exigence.

Sauf décision contraire des coprésidents, les réunions du groupe de travail sont confidentielles. Si l'Union ou le Royaume-Uni soumet au groupe de travail des informations qui sont, selon sa législation ou sa réglementation, confidentielles ou protégées contre la divulgation, l'autre Partie traite ces informations comme confidentielles. Les coprésidents peuvent décider de rendre les ordres du jour provisoires publics avant la tenue de la réunion du groupe de travail. Les coprésidents peuvent également décider de rendre les procès-verbaux des réunions publics après leur approbation conformément à l'article 8. La publication des documents visés au troisième alinéa est effectuée conformément aux règles applicables de chaque Partie en matière de protection des données.

La langue de travail du groupe de travail est l'anglais. Sauf décision contraire des coprésidents, le groupe de travail délibère sur la base de documents établis en anglais.

L'Union et le Royaume-Uni prennent chacun en charge les frais résultant de leur participation aux réunions du groupe de travail. Les dépenses relatives à l'organisation des réunions et à la reproduction des documents sont prises en charge par la Partie qui organise la réunion. Les dépenses relatives à l'interprétation à partir de la langue de travail du groupe de travail et vers cette langue sont prises en charge par la Partie qui demande cette interprétation.

Le groupe de travail informe le comité qui le supervise du calendrier et de l'ordre du jour de ses réunions suffisamment à l'avance et lui fait part des résultats et conclusions de chacune de ses réunions.