Règlement d’exécution (UE) 2024/2145 de la Commission du 31 juillet 2024 établissant des règles aux fins de l’échange d’informations dans le système d’échange de certificats dans le cadre du guichet unique de l’Union européenne pour les douanes conformément au règlement (UE) 2022/2399 du Parlement européen et du Conseil

1 Le système EU CSW-CERTEX procède à une conversion opérationnelle des données en mettant en correspondance les régimes douaniers concernés et la réexportation avec la décision administrative ou le statut correspondants indiqués dans les documents d’accompagnement se rapportant à une formalité non douanière de l’Union ou inversement, ce qui inclut la détermination de l’applicabilité de la gestion des quantités, conformément aux tableaux de règles prévus à l’annexe I du présent règlement.

2 En ce qui concerne le système d’information et de communication pour la surveillance du marché, le système EU CSW-CERTEX permet l’échange de données aux fins de la coopération entre les autorités douanières et les autorités de surveillance du marché conformément au règlement d’exécution (UE) 2021/2248.

Le système EU CSW-CERTEX met en correspondance les éléments de données recensés conformément au règlement délégué (UE) 2024/2514 et ceux indiqués dans le règlement (UE) no 952/2013 et procède à une conversion technique de ces éléments de données conformément aux tableaux de correspondance des données prévus à l’annexe II du présent règlement.

Les éléments de données relevant des formalités non douanières de l’Union précisées à l’article 1er du règlement délégué (UE) 2024/2514 qui ne peuvent être directement mis en correspondance avec des éléments de données se rapportant à des formalités douanières sont mis en correspondance au moyen d’un élément de données spécifique désigné comme «élément de données EU SWE-C».

Les fonctionnalités du système EU CSW-CERTEX mentionnées dans le présent chapitre s’utilisent individuellement ou en les combinant entre elles aux fins de l’échange et du traitement des informations visés à l’article 10, paragraphes 1 et 2, du règlement (UE) 2022/2399.

1 Lorsqu’un document d’accompagnement est mentionné dans une déclaration en douane ou une déclaration de réexportation, le système EU CSW-CERTEX: a) vérifie que le document d’accompagnement est disponible et extrait celui-ci de son système non douanier de l’Union correspondant; b) convertit les données figurant dans ce document d’accompagnement conformément aux articles 1er, 2 et 3; c) transmet les données ainsi que le document d’accompagnement original s’il est demandé, à l’environnement national de guichet unique pour les douanes auprès duquel la déclaration en douane ou la déclaration de réexportation a été déposée.

2 Si le statut d’un document d’accompagnement change d’une manière susceptible d’influencer la détermination des procédures conformément à l’article 1er, le système EU CSW-CERTEX exécute les actions visées au paragraphe 1 du présent article de façon automatisée.

1 Lorsqu’un document d’accompagnement est mentionné dans une déclaration en douane ou une déclaration de réexportation et que ladite déclaration est acceptée par les autorités douanières, qui appliquent une gestion des quantités conformément à l’annexe I du présent règlement, le système EU CSW-CERTEX: a) exécute les actions spécifiées à l’article 5, paragraphe 1, point a); b) transmet une vérification des systèmes non douaniers de l’Union aux environnements nationaux de guichet unique pour les douanes confirmant que les quantités spécifiques de marchandises déclarées dans la déclaration en douane ou la déclaration de réexportation ne dépassent pas celles indiquées dans le document d’accompagnement.

2 Si les vérifications prévues au paragraphe 1 donnent des résultats positifs, le système EU CSW-CERTEX communique les résultats concernant la mise en réserve des quantités et le contenu du document d’accompagnement aux environnements nationaux de guichet unique pour les douanes.

3 Lorsque des marchandises pour lesquelles une quantité a été mise en réserve conformément au paragraphe 2 ont obtenu la mainlevée ou sont réexportées, le système EU CSW-CERTEX extrait les informations sur les quantités ayant obtenu la mainlevée ou ayant été réexportées de l’environnement national de guichet unique pour les douanes correspondant et les transmet aux systèmes non douaniers de l’Union correspondants, dans lesquels ces quantités sont considérées comme étant consommées.

4 Lorsque des marchandises pour lesquelles une quantité a été mise en réserve conformément au paragraphe 2 n’obtiennent pas la mainlevée, le système EU CSW-CERTEX extrait les informations sur les quantités n’ayant pas obtenu la mainlevée de l’environnement national de guichet unique pour les douanes correspondant et les transmet aux systèmes non douaniers de l’Union correspondants, dans lesquels ces quantités sont considérées comme n’étant ni mises en réserve ni consommées.

5 Si les vérifications prévues au paragraphe 1 n’aboutissent pas, le système EU CSW-CERTEX transmet à l’environnement national de guichet unique pour les douanes la raison de l’échec de la mise en réserve.

Lorsqu’une déclaration en douane est modifiée conformément à l’article 173 du règlement (UE) no 952/2013 ou invalidée en vertu de l’article 174 dudit règlement et qu’un document d’accompagnement est mentionné dans la déclaration en douane conformément aux articles 5 et 6 du présent règlement, le système EU CSW-CERTEX reçoit les informations relatives à la modification ou l’invalidation des environnements nationaux de guichet unique pour les douanes correspondants et les transmet aux systèmes non douaniers de l’Union concernés afin d’actualiser ou de supprimer la quantité de marchandises consommées. Le retour d’informations sur les quantités actualisées ou supprimées est renvoyé aux environnements nationaux de guichet unique pour les douanes.

1 Par dérogation à l’article 6, les autorités douanières peuvent, sous leur entière responsabilité et dans des circonstances exceptionnelles, donner instruction au système EU CSW-CERTEX de contourner les vérifications automatisées visées au paragraphe 1 dudit article et de modifier, accepter ou refuser, selon le cas, les quantités spécifiques de marchandises décrites dans les documents d’accompagnement.

2 Le système EU CSW-CERTEX transmet les résultats des actions visées au paragraphe 1 au système non douanier de l’Union concerné.

1 Lorsque la législation de l’Union autre que la législation douanière impose aux autorités douanières de fournir des informations complémentaires aux fins de l’accomplissement d’une formalité non douanière de l’Union et qu’un document d’accompagnement pour ladite formalité est mentionné dans une déclaration en douane, le système EU CSW-CERTEX facilite l’extraction de ces informations complémentaires de l’environnement national de guichet unique pour les douanes correspondant et les met à la disposition du système non douanier de l’Union concerné.

2 La fonctionnalité visée au paragraphe 1 peut être utilisée par les autorités douanières pour modifier ou supprimer les informations complémentaires transmises par le système non douanier de l’Union par l’intermédiaire du système EU CSW-CERTEX.

1 Lorsqu’un environnement national de guichet unique pour les douanes demande une liste spécifique de documents d’accompagnement, ou les données qu’ils contiennent, le système EU CSW-CERTEX extrait ces documents d’accompagnement ou ces données du système non douanier de l’Union correspondant et les met à la disposition de l’environnement national de guichet unique pour les douanes, conformément à la demande.

2 Lorsqu’un environnement national de guichet unique pour les douanes demande périodiquement une liste spécifique de documents d’accompagnement, ou les données qu’ils contiennent, il précise la période sur laquelle porte cette demande. Dans ce cas, le système EU CSW-CERTEX extrait ces documents d’accompagnement ou ces données du système non douanier de l’Union et les met à la disposition de l’environnement national de guichet unique pour les douanes, conformément à la demande et pour la période indiquée.

1 La Commission informe les autorités douanières et les autorités compétentes partenaires immédiatement et sans délai des situations suivantes: a) toute indisponibilité prévue du système EU CSW-CERTEX ou de ses fonctionnalités; b) toute indisponibilité du système EU CSW-CERTEX ou de l’une de ses fonctionnalités à la suite d’une défaillance temporaire.

2 Dans les situations visées au paragraphe 1, points a) et b), l’échange de formalités douanières et de formalités non douanières de l’Union entre les autorités douanières et les autorités compétentes partenaires a lieu conformément aux dispositions pertinentes du règlement (UE) no 952/2013 et de la législation de l’Union autre que la législation douanière.

1 Les activités de traitement ci-après réalisées par le système EU CSW-CERTEX relèvent de la responsabilité conjointe de la Commission, des autorités douanières et des autorités compétentes partenaires conformément à l’article 28, paragraphe 1, du règlement (UE) 2018/1725 et à l’article 26, paragraphe 1, du règlement (UE) 2016/679; a) la réception de données à caractère personnel provenant des environnements nationaux de guichet unique pour les douanes et des systèmes non douaniers de l’Union; b) la conversion opérationnelle et technique des données à caractère personnel conformément aux articles 1er, 2 et 3; c) la transmission des données à caractère personnel converties vers les environnements nationaux de guichet unique pour les douanes ou les systèmes non douaniers de l’Union.

2 Lors du traitement de données à caractère personnel, les responsables conjoints du traitement se conforment aux dispositions des règlements (UE) 2016/679 et (UE) 2018/1725.

1 La Commission est considérée comme responsable du traitement des données à caractère personnel dans le cadre des activités suivantes: a) la maintenance du système et les opérations d’entretien d’urgence; b) la conversion opérationnelle et technique des données à caractère personnel conformément à la législation douanière et à la législation de l’Union autre que la législation douanière, sans préjudice de la conversion effectuée en application de l’article 12, paragraphe 1, point b).

2 Les autorités douanières sont chacune considérées comme responsable du traitement des données à caractère personnel requises pour prendre des décisions concernant les formalités douanières conformément à la législation douanière.

3 Les autorités compétentes partenaires sont chacune considérées comme responsable du traitement des données à caractère personnel requises pour accomplir les formalités non douanières de l’Union conformément à la législation de l’Union autre que la législation douanière applicable à la formalité non douanière spécifique de l’Union.

1 La Commission est chargée: a) de garantir le respect de la vie privée dès la conception et par défaut lors du développement du système EU CSW-CERTEX conformément à l’article 5, paragraphe 1, du règlement (UE) 2022/2399; b) d’établir et de tenir à jour la liste de tous les destinataires des données à caractère personnel; c) de veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité; d) de désigner un point de contact pour les questions liées à la protection des données; e) de prêter assistance aux autorités douanières et aux autorités compétentes partenaires pour répondre aux demandes des personnes concernées, le cas échéant.

2 Les autorités douanières sont chargées: a) de garantir le respect de la vie privée dès la conception et par défaut lors de la mise en place de l’interconnexion entre leur environnement national de guichet unique pour les douanes et le système EU CSW-CERTEX conformément à l’article 5, paragraphes 4 et 5, du règlement (UE) 2022/2399; b) d’établir et de tenir à jour la liste de tous les destinataires de données à caractère personnel (dans les États membres, les pays tiers et les organisations internationales); c) de veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité; d) de coopérer avec les autorités de contrôle nationales dans le cadre de l’accomplissement de leurs tâches; e) de désigner un point de contact pour les questions liées à la protection des données; f) de répondre aux demandes des personnes concernées lorsque ces demandes leur sont adressées et de coopérer avec les autorités compétentes partenaires et la Commission, si nécessaire, conformément à l’article 16, paragraphe 5, du présent règlement.

3 Chaque autorité compétente partenaire est chargée: a) d’établir et de tenir à jour la liste de tous les destinataires de données à caractère personnel (dans les États membres, les pays tiers et les organisations internationales); b) de veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité; c) de désigner un point de contact pour les questions liées à la protection des données; d) de répondre aux demandes des personnes concernées lorsque ces demandes leur sont adressées et de coopérer avec les autorités douanières et la Commission, si nécessaire, conformément à l’article 16, paragraphe 5, du présent règlement.

1 Après consultation des autorités douanières et des autorités compétentes partenaires, la Commission met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité du traitement conformément à l’article 32 du règlement (UE) 2016/679 et à l’article 33 du règlement (UE) 2018/1725.

2 Les autorités douanières et les autorités compétentes partenaires mettent en œuvre les mesures organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité du traitement.

3 Les mesures techniques et organisationnelles visées aux paragraphes 1 et 2 visent à: a) garantir la sécurité, l’intégrité, la confidentialité, la disponibilité et la continuité des données à caractère personnel traitées, conformément à la législation applicable; b) se prémunir contre le traitement, la perte, l’utilisation et la divulgation non autorisés ou illégaux de toute donnée à caractère personnel en leur possession ou contre l’accès non autorisé ou illégal à ces données; c) restreindre la divulgation de données à caractère personnel ou l’accès à celles-ci aux destinataires prévus conformément au présent règlement, au règlement (UE) no 952/2013 et à la législation de l’Union autre que la législation douanière applicable pour les formalités non douanières spécifiques de l’Union.

4 Les responsables conjoints du traitement se notifient et se prêtent assistance en cas d’incidents de sécurité, notamment des violations de données à caractère personnel. Ces notifications interviennent au plus tard dans les 48 heures qui suivent le moment où l’un des responsables du traitement a connaissance de l’incident de sécurité.

5 En cas de violation de données à caractère personnel, la Commission informe le Contrôleur européen de la protection des données conformément à l’article 34 du règlement (UE) 2018/1725.

6 Les responsables conjoints du traitement se notifient en tout état de cause les éléments suivants: a) tout risque potentiel ou réel pour la disponibilité, la confidentialité et l’intégrité des données à caractère personnel traitées dans le système EU CSW-CERTEX; b) tout incident de sécurité lié à l’opération de traitement.

1 Conformément aux articles 13 et 14 du règlement (UE) 2016/679 et aux articles 15 et 16 du règlement (UE) 2018/1725, la Commission, les autorités compétentes partenaires et les autorités douanières veillent à ce que les personnes concernées soient dûment informées des opérations de traitement effectuées dans le cadre du présent règlement et actualisent en conséquence la déclaration relative à la protection des données de leurs systèmes.

2 Les autorités douanières et les autorités compétentes partenaires veillent à ce que toutes les informations et les communications transmises aux personnes concernées en ce qui concerne leurs droits soient fournies de manière transparente. La Commission s’assure que les autorités douanières et les autorités compétentes partenaires disposent des informations requises pour ensuite fournir aux personnes concernées ces informations et communications.

3 La Commission, les autorités douanières et les autorités compétentes partenaires facilitent l’exercice des droits des personnes concernées.

4 La Commission, les autorités douanières et les autorités compétentes partenaires traitent les demandes des personnes concernées, coopèrent sans retard injustifié pour traiter ces demandes et se prêtent mutuellement une assistance rapide et efficace.

5 Lorsqu’un responsable conjoint du traitement reçoit une demande d’une personne concernée qui ne relève pas de sa responsabilité conformément à l’article 12, il transmet celle-ci dans les plus brefs délais au responsable conjoint du traitement compétent et au plus tard dans un délai de trois jours civils à compter de la réception de la demande. La Commission aide à identifier le responsable conjoint du traitement compétent.

6 Lorsqu’une personne concernée demande l’accès à des données à caractère personnel et que ces données sont traitées par le système EU CSW-CERTEX, le responsable conjoint du traitement auquel la demande est adressée consulte les autres responsables conjoints du traitement avant de traiter la demande.

7 Lorsqu’un responsable conjoint du traitement décide de limiter les droits des personnes concernées en ce qui concerne les activités de traitement ne relevant pas de la responsabilité conjointe du traitement et portant sur des données à caractère personnel qui peuvent être échangées en vertu du présent règlement, il informe les autres responsables conjoints du traitement sans retard injustifié.

8 Conformément à l’article 34 du règlement (UE) 2016/679 et à l’article 35 du règlement (UE) 2018/1725, le responsable du traitement d’un cas de violation de données à caractère personnel notifie les personnes concernées si la violation de données à caractère personnel peut présenter un risque élevé pour les droits et libertés des personnes physiques. Le responsable du traitement informe les autres responsables du traitement de cette notification.

Sans préjudice des règles spécifiques relatives à l’accès aux données à caractère personnel ou à la détermination de leurs destinataires conformément à la législation douanière ou à la législation de l’Union autre que la législation douanière, l’accès aux données à caractère personnel traitées dans le système EU CSW-CERTEX n’est admis que pour le personnel autorisé de la Commission, les autorités douanières et les autorités compétentes partenaires aux fins de la gestion et de l’exploitation du système EU CSW-CERTEX.

1 Un responsable conjoint du traitement notifie les autres responsables conjoints du traitement avant de faire appel à un ou plusieurs sous-traitants de données pour effectuer des opérations de traitement pour son compte.

2 La notification visée au paragraphe 1 intervient au plus tard cinq jours ouvrables avant la conclusion de l’accord relatif au traitement avec un sous-traitant.

1 Les coordinateurs nationaux visés à l’article 17 du règlement (UE) 2022/2399 et la Commission veillent à ce que les coordonnées des responsables conjoints du traitement ainsi que toute autre information pertinente visée au présent chapitre soient tenues à jour et partagées entre les responsables conjoints du traitement.

2 La Commission met à la disposition des responsables conjoints du traitement les informations visées au paragraphe 1.

1 La Commission, les autorités douanières et les autorités compétentes partenaires collaborent à la conception technique des fonctionnalités du système EU CSW-CERTEX.

2 Au plus tard un an avant les dates prévues à l’annexe du règlement (UE) 2022/2399, la Commission met à la disposition des États membres les spécifications techniques pour l’interconnexion des environnements nationaux de guichet unique pour les douanes au système EU CSW-CERTEX et aux systèmes non douaniers spécifiques de l’Union conformément à l’article 5, paragraphes 4 et 5, dudit règlement.

3 À la demande des États membres, la Commission peut mener des activités pilotes qui contribuent au fonctionnement et à la conception des fonctionnalités du système EU CSW-CERTEX en vue d’améliorer ce dernier et de le préparer pour l’interconnexion aux nouveaux systèmes non douaniers de l’Union et l’échange des données nécessaires à l’accomplissement des nouvelles formalités non douanières de l’Union.

1 Les États membres notifient à la Commission au moins un mois à l’avance leur intention: a) d’interconnecter leurs environnements nationaux de guichet unique pour les douanes au système EU CSW-CERTEX; b) de mettre à jour l’interconnexion de leur environnement national de guichet unique pour les douanes au système EU CSW-CERTEX.

2 Dans les cas visés au paragraphe 1, la Commission prête assistance aux États membres, notamment en veillant à ce que les activités techniques et opérationnelles nécessaires soient effectuées dans le système EU CSW-CERTEX ou les systèmes non douaniers de l’Union concernés.

3 Une fois l’interconnexion réussie, la Commission autorise un État membre à utiliser le système EU CSW-CERTEX pour échanger des informations avec son environnement national de guichet unique pour les douanes.

4 Les États membres veillent à ce que la notification visée au paragraphe 1 tienne compte du temps nécessaire pour que les environnements nationaux de guichet unique pour les douanes parviennent à s’interconnecter au système EU CSW-CERTEX.

5 Par dérogation au paragraphe 3, dans des cas dûment justifiés, la Commission peut autoriser un État membre à utiliser le système EU CSW-CERTEX pour échanger des informations avec son environnement national de guichet unique pour les douanes si l’interconnexion est fonctionnelle, mais inachevée.

Le présent règlement entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne. L'article 20, paragraphe 2, s'applique à compter du 3 mars 2027.