Règlement d’exécution (UE) 2024/2545 de la Commission du 24 septembre 2024 définissant, pour l’application du règlement (UE) 2023/1114 du Parlement européen et du Conseil, des normes techniques d’exécution établissant des formulaires, modèles et procédures normalisés pour la coopération et l’échange d’informations entre les autorités compétentes

Aux fins du présent règlement, on entend par «par voie électronique» au moyen d’équipements électroniques de traitement (y compris la compression numérique), de stockage et de transmission de données par câble, ondes radio, technologie optique ou tout autre moyen électromagnétique, qui garantissent que l’exhaustivité, l’intégrité et la confidentialité des informations sont préservées pendant la transmission.

1 Chaque autorité compétente désigne un point de contact aux fins de la communication des demandes de coopération ou d’échange d’informations au titre de l’article 95 du règlement (UE) 2023/1114.

2 Les autorités compétentes transmettent les coordonnées de leur point de contact à l’AEMF au plus tard le 15 janvier 2025 et communiquent des informations actualisées à l’AEMF si nécessaire.

3 L’AEMF établit et tient à jour une liste des points de contact désignés par les autorités compétentes en vertu du paragraphe 1.

1 L’autorité demandeuse présente par écrit sa demande de coopération ou d’échange d’informations, par courrier postal ou par voie électronique. Elle adresse cette demande au point de contact désigné conformément à l’article 2.

2 Pour présenter une demande de coopération ou d’échange d’informations, l’autorité compétente utilise le formulaire figurant à l’annexe I et: a) donne des précisions sur les informations demandées; b) signale, s’il y a lieu, les problèmes liés à la confidentialité des informations demandées.

1 Dans un délai de cinq jours ouvrables à compter de la réception d’une demande de coopération ou d’échange d’informations, l’autorité sollicitée adresse, par courrier postal ou par voie électronique, un accusé de réception au point de contact désigné conformément à l’article 2, sauf indication contraire dans la demande. Cet accusé de réception est établi au moyen du formulaire figurant à l’annexe II et comporte, dans la mesure du possible, une indication de la date à laquelle, ou du délai dans lequel, il est estimé qu’une réponse sera fournie.

2 Lorsqu’il n’est pas possible d’indiquer une date ou un délai de réponse estimé(e), l’autorité sollicitée indique la fréquence à laquelle elle tiendra informée l’autorité demandeuse.

1 L’autorité sollicitée répond par écrit à une demande de coopération ou d’échange d’informations, par courrier postal ou par voie électronique. Cette réponse est adressée au point de contact désigné conformément à l’article 2, sauf indication contraire dans la demande. Lorsque l’autorité sollicitée a besoin d’informations supplémentaires concernant la demande de coopération ou d’échange d’informations, elle demande rapidement des éclaircissements, par tout moyen approprié.

2 L’autorité sollicitée répond à la demande de coopération ou d’échange d’informations au moyen du formulaire figurant à l’annexe III et: a) prend toutes les mesures raisonnables, dans le cadre de ses compétences, pour fournir les informations ou l’assistance demandées; b) donne suite à la demande sans retard injustifié, compte tenu de la complexité de la demande et de la nécessité de faire intervenir des tiers ou une autre autorité compétente.

3 Si l’autorité sollicitée refuse de donner suite, en tout ou en partie, à une demande de coopération ou d’échange d’informations, elle informe dès que possible de sa décision l’autorité demandeuse par écrit, soit par courrier postal, soit par voie électronique, en indiquant sur quel motif de refus, parmi ceux énoncés à l’article 95, paragraphe 2, du règlement (UE) 2023/1114, elle s’est fondée.

1 Par dérogation aux articles 4 et 5, la procédure prévue par le présent article s’applique aux demandes urgentes de coopération ou d’échange d’informations.

2 L’autorité demandeuse indique, de manière claire, les raisons de l’urgence de la demande, au moyen du formulaire figurant à l’annexe I.

3 Par dérogation au paragraphe 2, l’autorité demandeuse peut, dans un premier temps, communiquer oralement les informations si les circonstances concrètes qui ont suscité sa demande le justifient. Cette communication orale est ensuite confirmée par écrit et transmise sans retard injustifié à l’autorité sollicitée au moyen du formulaire figurant à l’annexe I, sauf accord contraire de l’autorité sollicitée.

4 Dans un délai de trois jours ouvrables à compter de la réception d’une demande urgente de coopération ou d’échange d’informations, l’autorité sollicitée adresse, par courrier postal ou par voie électronique, au moyen du formulaire figurant à l’annexe II, un accusé de réception au point de contact désigné conformément à l’article 2, sauf indication contraire dans la demande.

5 Si l’autorité sollicitée conteste l’urgence de la demande, elle en informe l’autorité demandeuse en même temps qu’elle accuse réception de la demande, en indiquant clairement ses raisons et en utilisant le formulaire figurant à l’annexe II. Dans ce cas, la demande n’est pas traitée comme une demande urgente de coopération ou d’échange d’informations.

6 Si l’autorité sollicitée refuse de donner suite, en tout ou en partie, à une demande urgente de coopération ou d’échange d’informations, elle informe dès que possible de sa décision l’autorité demandeuse par écrit, soit par courrier postal, soit par voie électronique, en indiquant sur quel motif de refus, parmi ceux énoncés à l’article 95, paragraphe 2, du règlement (UE) 2023/1114, elle s’est fondée.

7 L’autorité sollicitée fournit une réponse précise et complète dès que possible et au plus tard dans un délai de dix jours ouvrables à compter de la réception de la demande. La réponse est fournie par écrit, par courrier postal ou par voie électronique, au moyen du formulaire figurant à l’annexe III, sauf accord contraire de l’autorité demandeuse.

8 Lorsque l’autorité sollicitée n’est pas en mesure de fournir à l’autorité demandeuse une réponse précise et complète dans un délai de dix jours ouvrables, elle fournit, par dérogation au paragraphe 7, une réponse partielle dans ce délai. Dans ce cas, l’autorité sollicitée fournit une réponse précise et complète dans un délai de vingt jours ouvrables à compter de la date de réception de la demande initiale. Lorsque l’autorité sollicitée n’est pas en mesure de rassembler toutes les informations nécessaires dans ce délai, elle fournit à l’autorité demandeuse une explication des contraintes pertinentes.

1 L’autorité demandeuse et l’autorité sollicitée communiquent par les moyens les plus adaptés, en tenant dûment compte des éléments suivants: a) les considérations de confidentialité; b) les délais de transmission; c) le volume des documents à transmettre; d) la facilité d’accès aux informations par l’autorité demandeuse. L’autorité demandeuse répond rapidement aux demandes d’éclaircissements de l’autorité sollicitée.

2 Lorsqu’une réponse ne peut être fournie à la date estimée ou dans le délai estimé visés à l’article 4, paragraphe 1, l’autorité sollicitée communique une nouvelle date estimée ou un nouveau délai estimé à l’autorité demandeuse, par la même voie que celle utilisée pour accuser réception de la demande, en expliquant les raisons du retard.

3 L’autorité sollicitée et l’autorité demandeuse coopèrent en vue de résoudre toute difficulté pouvant survenir dans le cadre de l’exécution d’une demande.

1 Si la demande de l’autorité demandeuse comprend le recueil de la déclaration d’une personne, l’autorité sollicitée et l’autorité demandeuse, dans le respect des limitations ou contraintes légales en vigueur et des éventuelles différences de règles procédurales, examinent les points suivants, et en tiennent compte: a) les droits des personnes dont les déclarations seront recueillies, y compris, le cas échéant, en matière d’auto-incrimination; b) le rôle du personnel de l’autorité sollicitée et de l’autorité demandeuse dans le recueil de la déclaration et la nature de sa participation à ce recueil, notamment la question de savoir si sa participation est active ou bien passive; c) le droit éventuel de la personne dont la déclaration doit être recueillie d’être assistée par un représentant légal et, si elle a ce droit, la portée de l’assistance de ce représentant légal lors du recueil de la déclaration, notamment en ce qui concerne l’enregistrement de cette déclaration et l’établissement de rapports à son sujet; d) le caractère volontaire ou obligatoire de la déclaration, lorsque cette distinction existe; e) si, sur la base des informations disponibles au moment de la demande, la personne dont la déclaration doit être recueillie est un témoin ou un suspect, lorsque cette distinction existe; f) si, sur la base des informations disponibles au moment de la demande, il est possible, ou prévu, que la déclaration soit utilisée dans une procédure pénale; g) la recevabilité de la déclaration sur le territoire de l’autorité demandeuse; h) l’enregistrement de la déclaration et les procédures applicables, notamment si la déclaration sera consignée sur le moment, résumée dans un procès-verbal écrit ou prendra la forme d’un enregistrement sonore ou audiovisuel; i) les procédures de certification ou de confirmation de la déclaration par la personne qui la fournit, notamment la question de savoir si cette certification ou confirmation est postérieure au recueil de la déclaration; ainsi que j) la procédure de transmission de la déclaration à l’autorité demandeuse, y compris le format et le moment de cette transmission.

2 L’autorité sollicitée et l’autorité demandeuse prennent les dispositions nécessaires pour que leur personnel puisse travailler efficacement et s’accorder sur: a) la planification du calendrier; b) la liste des questions à poser à la personne dont la déclaration doit être recueillie; c) les modalités de déplacement, qui doivent notamment permettre à l’autorité sollicitée et à l’autorité demandeuse de se rencontrer pour discuter du dossier avant le recueil de la déclaration; d) le régime linguistique applicable; e) toute autre question pratique susceptible de se poser dans le cadre du recueil d’une déclaration.

1 Lorsqu’une demande d’enquête ou d’inspection sur place est présentée en vertu de l’article 95, paragraphe 4, du règlement (UE) 2023/1114, l’autorité demandeuse et l’autorité sollicitée se concertent sur la meilleure façon de donner un effet utile à la demande, compte tenu de l’article 95, paragraphe 4, deuxième alinéa, points a) à d), du règlement (UE) 2023/1114, notamment sur l’utilité d’une enquête conjointe ou d’une inspection sur place conjointe.

2 L’autorité sollicitée informe l’autorité demandeuse des progrès de l’enquête ou de l’inspection sur place et transmet rapidement ses conclusions à l’autorité demandeuse.

3 Pour décider s’il y a lieu d’ouvrir une enquête conjointe ou de procéder à une inspection sur place conjointe, l’autorité demandeuse et l’autorité sollicitée tiennent compte, au minimum, des éléments suivants: a) le contenu de toute demande d’assistance émanant de l’autorité demandeuse, y compris de tout élément suggérant qu’il serait opportun de mener une enquête conjointe ou de procéder à une inspection sur place conjointe; b) si les autorités compétentes mènent séparément leurs propres investigations sur un dossier ayant une dimension transfrontière et si ce dossier se prête davantage à une action conjointe; c) le cadre juridique et réglementaire en vigueur dans leurs ressorts respectifs, ainsi que les contraintes potentielles et les limitations légales s’appliquant aux enquêtes conjointes ou inspections sur place conjointes et aux procédures pouvant s’ensuivre, notamment les questions liées au principe ne bis in idem; d) la gestion et la direction nécessaires pour mener à bien l’enquête ou l’inspection sur place; e) l’allocation des ressources et la désignation du personnel chargé de mener les enquêtes ou de procéder aux inspections sur place; f) la possibilité de mettre en place un plan d’action conjoint et un calendrier des travaux à entreprendre par chaque autorité compétente; g) la définition des mesures à prendre, conjointement ou individuellement, par chaque autorité compétente; h) l’échange des informations recueillies et l’établissement de rapports sur le résultat des mesures individuelles adoptées; i) les autres questions propres au dossier.

4 Si l’autorité demandeuse et l’autorité sollicitée décident de mener une enquête conjointe ou de procéder à une inspection sur place conjointe, elles prennent les mesures suivantes: a) elles conviennent de procédures pour la conduite et la conclusion de l’enquête ou de l’inspection; b) elles maintiennent un dialogue continu afin de coordonner le processus de recueil d’informations et d’établissement conjoint des faits; c) elles coopèrent étroitement dans le cadre de la conduite de l’enquête conjointe ou de l’inspection sur place conjointe; d) elles se prêtent mutuellement assistance, dans les limites légales, lors de procédures d’exécution ultérieures, notamment en coordonnant les procédures ou autres mesures répressives éventuelles (administratives, civiles ou pénales) liées aux résultats de l’enquête conjointe ou de l’inspection sur place conjointe ou, le cas échéant, les perspectives de règlement; e) elles déterminent les dispositions légales spécifiques qui régissent l’objet de l’enquête conjointe ou de l’inspection sur place conjointe;

Lorsqu’une autorité compétente dispose d’informations dont elle juge qu’elles pourraient aider une autre autorité compétente à s’acquitter des missions qui lui incombent en vertu du règlement (UE) 2023/1114, elle transmet par écrit ces informations à l’autre autorité compétente sans retard injustifié, par courrier postal ou par voie électronique, au moyen du formulaire figurant à l’annexe IV, et précise la base juridique de la communication des informations.

1 L’autorité demandeuse et l’autorité sollicitée font figurer un avertissement de confidentialité approprié dans toute demande d’assistance, réponse à une demande d’assistance ou transmission d’informations non sollicitées, conformément aux formulaires établis dans l’annexe pertinente.

2 Si, pour donner suite à la demande, l’autorité sollicitée est obligée de divulguer le fait que l’autorité demandeuse a formulé cette demande, elle divulgue la demande après avoir discuté avec l’autorité demandeuse de la nature et de l’étendue de la divulgation requise et obtenu l’accord de cette autorité compétente pour cette divulgation. Si l’autorité demandeuse ne consent pas à la divulgation, l’autorité sollicitée ne donne pas suite à la demande et l’autorité demandeuse peut retirer ou suspendre sa demande jusqu’à ce qu’elle soit en mesure de donner son consentement.

3 Les informations reçues conformément à l’article 10 sont utilisées uniquement aux fins de garantir le respect ou l’application des dispositions du règlement (UE) 2023/1114, notamment pour engager ou conduire des procédures pénales, administratives, civiles ou disciplinaires résultant d’une violation des dispositions de ce règlement ou fournir de l’aide dans le cadre de telles procédures.

Le présent règlement entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne.