Décision du Bureau du Parlement européen du 5 mai 2025 établissant les règles relatives à la conditionnalité et à la déclaration des réunions des cadres du Parlement avec des représentants d’intérêts et des représentants des pouvoirs publics de pays tiers

Aux fins de la présente décision, on entend par: a) «cadre», le secrétaire général, un directeur général, un directeur, un chef d’unité, un chef de bureau de liaison ou un chef d’équipe, y compris faisant fonction; b) «représentant d’intérêts», toute personne physique ou morale, ou tout groupe, association ou réseau, qu’il soit formel ou informel, qui relève du champ d’application de l’AII sur un registre de transparence obligatoire, dès lors qu’il ou elle participe à des activités couvertes visées à l’article 3 de l’AII sur un registre de transparence obligatoire, sous réserve des exclusions concernant les activités non couvertes et les organes non couverts visés à l’article 4 de l’AII sur un registre de transparence obligatoire; c) «représentants des autorités publiques de pays tiers», tous les représentants, au niveau national ou infranational, des pays tiers, leurs missions diplomatiques, ambassades, consulats, représentants au commerce, entités commerciales et autres représentations; d) «réunion programmée», une réunion, en présence ou à distance, organisée à l’avance, qui est prévue avec des représentants d’intérêts ou avec des représentants des autorités publiques de pays tiers, à l’exclusion, entre autres, des rencontres spontanées ou sociales et de la participation à des débats publics et à l’exclusion des réunions se tenant dans le cadre d’une procédure administrative instituée par le traité sur l’Union européenne, le traité sur le fonctionnement de l’Union européenne ou des actes juridiques de l’Union et qui relève de la responsabilité du cadre ou des réunions qui font partie du programme d’un organe officiel du Parlement; e) «conditionnalité», le principe selon lequel l’inscription dans le registre de transparence est une condition préalable nécessaire à l’exercice par des représentants d’intérêts de certaines activités couvertes.

1 Les réunions programmées relatives aux activités parlementaires, organisées entre des représentants d’intérêts et des cadres, sont subordonnées à l’inscription préalable des représentants d’intérêts dans le registre de transparence.

2 Par dérogation au paragraphe 1, le secrétaire général, ou le Président dans le cas de réunions programmées du secrétaire général, peut décider qu’une réunion programmée avec un représentant d’intérêts peut avoir lieu malgré l’absence d’inscription dans le registre de transparence lorsque l’inscription dans le registre mettrait en danger la vie, l’intégrité physique ou la liberté d’une personne ou lorsqu’il existe d’autres motifs impérieux de ne pas procéder à cette inscription dans le registre.

1 Un cadre déclare toutes les réunions programmées relatives aux activités parlementaires, organisées avec des représentants d’intérêts et des représentants des autorités publiques de pays tiers, auxquelles il ou elle participe.

2 Le cadre procède à la déclaration visée au paragraphe 1 au plus tard trente jours calendrier après que la réunion programmée a eu lieu. Cette déclaration est faite au moyen du formulaire électronique spécifique fourni par le Parlement. Ce formulaire électronique contient les informations suivantes: a) le nom et la fonction du cadre; b) le nom de l’organisation ou la fonction ou les intérêts de la ou des personnes rencontrées, sans identifier celles-ci nommément; c) la date et le lieu de la réunion; d) les activités parlementaires (rapport, avis, résolution, débat en plénière ou urgence) auxquelles la réunion se rapporte.

3 Les informations visées au paragraphe 2 sont publiées par le Parlement.

4 Par dérogation aux paragraphes 2 et 3, une réunion programmée dont la divulgation mettrait en danger la vie, l’intégrité physique ou la liberté d’une personne ou une réunion programmée à l’égard de laquelle d’autres motifs impérieux justifient le maintien de la confidentialité sont déclarées, de manière appropriée, au plus tard trente jours calendrier après qu’elles ont eu lieu au secrétaire général, ou, dans le cas d’une réunion programmée du secrétaire général, au Président. Le secrétaire général, ou, le cas échéant, le Président, décide soit de garder cette déclaration confidentielle, soit de la faire publier intégralement ou sous une forme anonymisée, y compris, le cas échéant, de manière différée.

La mise en œuvre de la présente décision est évaluée au plus tard deux ans après son entrée en vigueur.

Les groupes politiques peuvent décider d’appliquer la présente décision mutatis mutandis, dans son intégralité. À la suite d’une notification à cet effet au secrétaire général, le Parlement met à disposition les moyens techniques nécessaires.

1 La présente décision entre en vigueur le 1er septembre 2025.

2 Conformément à l’article 5, paragraphe 3, de l’AII sur le registre de transparence obligatoire, la présente décision est rendue publique sur le site internet du registre de transparence.

3 La présente décision est publiée au Journal officiel de l’Union européenne.