Reglamento de Ejecución (UE) 2025/846 de la Comisión, de 6 de mayo de 2025, por el que se establecen disposiciones de aplicación del Reglamento (UE) n.o 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo en lo que respecta a la correspondencia transfronteriza de la identidad de las personas físicas

El presente Reglamento establece normas para la correspondencia transfronteriza de la identidad de las personas físicas por organismos del sector público o por organismos que actúen en nombre de un organismo del sector público, que deben actualizarse periódicamente para mantenerlas en consonancia con la evolución de la tecnología y las normas y con el trabajo realizado sobre la base de la Recomendación (UE) 2021/946, y en particular la arquitectura y el marco de referencia.

1 Cuando un organismo del sector público actúe como parte usuaria en el contexto de un servicio transfronterizo en línea ofrecido por dicho organismo del sector público o en su nombre, los Estados miembros se asegurarán de que se utilice el proceso establecido en el apartado 2 para garantizar la correspondencia inequívoca de la identidad de las personas físicas.

2 La correspondencia inequívoca de la identidad será establecida por la parte usuaria, o en su nombre, o por un registro en el que confíen las partes usuarias, o por un sistema centralizado, solicitando, según proceda, recibiendo y validando la autenticidad de la información indicada en los apartados 3 o 4.

3 Cuando se recurra a una cartera, la información que deberá utilizarse para la correspondencia inequívoca de la identidad serán los datos de identificación de la persona obligatorios establecidos en la sección 1 del anexo del Reglamento de Ejecución (UE) 2024/2977, junto con los datos opcionales que sean necesarios para garantizar que el conjunto de datos presentado es único, lo que comprenderá, cuando proceda, información adicional o procedimientos complementarios.

4 Cuando se recurra a un sistema de identificación electrónica notificado, la información que deberá utilizarse para una correspondencia inequívoca de la identidad serán los atributos obligatorios del conjunto mínimo de datos para una persona física establecido en la sección 1 del anexo del Reglamento de Ejecución (UE) 2015/1501, lo que comprenderá, cuando proceda, cualesquiera información adicional o procedimientos complementarios.

5 Al determinar si existe una correspondencia inequívoca de la identidad, la parte usuaria, o la parte que actúe en su nombre, hará corresponder la información proporcionada por el usuario con aquella que la parte usuaria o una parte que actúe en su nombre o un registro en el que confíen las partes usuarias ya hayan registrado.

6 El resultado del proceso descrito en el apartado 5 no se verá afectado, en la medida de lo posible, por diferencias en la transliteración, espacios en blanco, guiones, concatenación y variaciones ortográficas similares que exijan el Derecho de la Unión o el Derecho nacional del Estado miembro.

7 Cuando la correspondencia para la información a que se refiere el apartado 2 sea exacta y se refiera a una sola persona física, o el resultado del proceso lleve a un nuevo registro del usuario cuya función sea equivalente a un proceso de correspondencia de la identidad satisfactorio, se considerará que el proceso de correspondencia de la identidad ha sido satisfactorio al tener como resultado una correspondencia inequívoca de la identidad. Cuando la correspondencia no sea exacta o remita a más de una persona física, o cuando la parte que realice la correspondencia de la identidad no pueda garantizar que esta es inequívoca, el proceso de correspondencia de la identidad se considerará infructuoso.

8 Los Estados miembros podrán confiar en sistemas centralizados de correspondencia de la identidad, gestionados por un organismo del sector público establecido en ese Estado miembro, para garantizar que se pueda establecer la correspondencia de los medios de identificación electrónica notificados o las carteras de otro Estado miembro con los registros y archivos existentes utilizando procedimientos en línea.

9 Cuando los Estados miembros permitan que las partes usuarias de las carteras que no sean organismos del sector público lleven a cabo la correspondencia de la identidad, los mecanismos y procedimientos establecidos en el presente Reglamento serán aplicables, cuando proceda.

1 La primera vez que un usuario lleve a cabo el proceso de correspondencia de la identidad y este se considere satisfactorio con arreglo al artículo 2, apartado 7, la parte usuaria o la parte que actúe en su nombre, o un registro en el que confíen las partes usuarias o el sistema centralizado, se asegurarán de que el usuario sea informado de que se le ha concedido el acceso al servicio al que solicitaba acceder.

2 Cuando proceda, también se informará al usuario si: a) ha sido registrado como nuevo usuario; b) se ha establecido satisfactoriamente su correspondencia con un único usuario existente de la parte usuaria, o c) se ha establecido satisfactoriamente su correspondencia con un único usuario existente en un registro en el que confía la parte usuaria o la parte que actúe en su nombre; d) puede reutilizar en el futuro los procesos de correspondencia de la identidad completados eligiendo una de las siguientes opciones, incluido el tiempo de conservación: el almacenamiento de una asociación en un registro gestionado por la parte usuaria o en un registro en el que confíe la parte usuaria que pueda reutilizarse en futuras solicitudes de acceso, la expedición de una declaración electrónica de atributos específica que contenga una asociación que pueda reutilizarse en futuras solicitudes de acceso, opciones alternativas proporcionadas por la parte usuaria o la parte que actúe en su nombre o por el sistema centralizado que puedan reutilizarse en futuras solicitudes de acceso.

1 Cuando un proceso de correspondencia de la identidad se considere infructuoso con arreglo al artículo 2, apartado 7, la parte usuaria o la parte que actúe en su nombre o el sistema centralizado se asegurarán de que el usuario de un medio de identificación electrónica notificado o de una cartera sea informado si: a) no se pudo establecer satisfactoriamente la correspondencia inequívoca de los datos facilitados con ningún usuario existente de la parte usuaria ni en un registro en el que confíe esta o la parte que actúe en su nombre; b) hay disponibles otras opciones para la correspondencia de la identidad del usuario u otros métodos para obtener acceso al servicio.

2 Las opciones u otros métodos a que se refiere el apartado 1, letra (b) podrán ser los siguientes: a) un medio de identificación electrónica notificado diferente o una cartera diferente; b) una actualización de la información ya registrada ante la parte usuaria, la parte que actúe en su nombre o un registro en el que confíe la parte usuaria o el sistema centralizado de correspondencia de la identidad; c) información adicional proporcionada por la parte usuaria o por una parte que actúe en su nombre para el establecimiento de la correspondencia de la identidad o el sistema centralizado.

3 Cuando los métodos complementarios den lugar a una correspondencia o un registro satisfactorios e inequívocos, el resultado se ajustará a las obligaciones establecidas en el artículo 3.

4 Cuando la parte usuaria o el sistema centralizado determinen, inicialmente o tras realizar infructuosamente los procesos complementarios de correspondencia de la identidad, que el usuario no ha sido registrado previamente, la parte usuaria o el sistema centralizado podrán considerar a este usuario un nuevo usuario y, en su caso, registrarlo de conformidad con la legislación o las prácticas administrativas nacionales.

5 Cuando los métodos complementarios no den lugar a una correspondencia satisfactoria e inequívoca, la parte que realice la correspondencia de la identidad podrá evaluar si el usuario no tiene ninguna interacción o interacciones previas con la parte usuaria o con un registro en el que esta confíe y, por lo tanto, deberá ser considerado un nuevo usuario.

6 Cuando se trate de un nuevo usuario, las partes usuarias aplicarán el proceso establecido en el artículo 3. Las partes usuarias podrán registrar nuevos usuarios de conformidad con la legislación o las prácticas administrativas nacionales.

1 Cuando un proceso de correspondencia de la identidad conforme a lo establecido en el artículo 2 concluya, satisfactoria o infructuosamente, la parte usuaria o la parte que actúe en su nombre o el registro en el que confíe la parte usuaria conservarán los archivos relacionados con el proceso de correspondencia de la identidad y su resultado, y en concreto, cuando estén disponibles: a) los valores facilitados por el usuario y la parte usuaria utilizados para llevar a cabo el proceso de correspondencia de la identidad; b) la fecha y la hora del proceso de correspondencia de la identidad; c) cualquier documentación pertinente facilitada como parte de los métodos complementarios a que se refiere el artículo 4, apartados 1 y 2, necesaria para la tramitación de litigios; d) cuando proceda, cualquier identificador o número de cuenta utilizado por la parte usuaria, o un registro en el que confíen las partes usuarias, o la parte que actúe en su nombre, o el sistema centralizado de correspondencia de la identidad que se refiera a la persona física.

2 Las partes usuarias o las partes que actúen en su nombre tendrán en cuenta los principios de seguridad y privacidad desde el diseño en relación con el archivo de la información mencionada en el apartado 1.

3 Las partes usuarias o las partes que actúen en su nombre conservarán los archivos durante un mínimo de seis meses y un máximo de doce con fines de seguridad. Para otros fines, incluida la posibilidad de registrar y tramitar las reclamaciones de los usuarios, el plazo de conservación podrá prorrogarse si así lo exige el Derecho de la Unión o nacional.

El presente Reglamento entrará en vigor a los veinte días de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea. Será aplicable a partir del 24 de diciembre de 2026.