Règlement d’exécution (UE) 2025/1420 de la Commission du 17 juillet 2025 portant modalités d’application du règlement (UE) 2024/903 du Parlement européen et du Conseil en ce qui concerne la mise en place et le fonctionnement des bacs à sable réglementaires en matière d’interopérabilité

Aux fins du présent règlement, on entend par: 1) «projet»: un ensemble particulier d’actions visant à développer, explorer, tester et valider des solutions d’interopérabilité innovantes, mené dans l’environnement contrôlé d’un bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité conformément à un plan spécifique et associant les participants visés à l’article 12, paragraphe 3, du règlement (UE) 2024/903; 2) «coordinateurs du bac à sable réglementaire»: des entités de l’Union ou des organismes du secteur public qui mettent en place et gèrent conjointement un bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité, notamment en supervisant sa mise en place, en coordonnant la participation, en assurant le suivi des progrès et en établissant des rapports sur les activités et la fin des travaux; 3) «accord spécifique»: un instrument formel conclu entre au moins trois entités de l’Union ou organismes du secteur public, qui définit les conditions, les rôles, les responsabilités et les méthodes de travail relatifs à la création, la gouvernance et le fonctionnement d’un bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité; 4) «régulateur»: les organismes ou autorités de régulation qui contrôlent le respect des règles et font appliquer ces dernières dans des secteurs spécifiques au niveau de l’Union, des États membres ou au niveau régional ou local, lorsque cela est pertinent pour les projets relevant d’un bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité; 5) «plan spécifique»: un plan spécifique relatif au développement, à l’exploration, à l’essai et à la validation de solutions d’interopérabilité innovantes dans un bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité, tel que mentionné à l’article 12, paragraphe 3, du règlement (UE) 2024/903.

1 Un bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité est établi au moyen d’un accord spécifique entre au moins trois entités de l’Union ou organismes du secteur public. Les entités juridiques formant un consortium peuvent mettre en place un bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité, à condition que le consortium associe au moins trois entités de l’Union ou organismes du secteur public et respecte les conditions énoncées dans le présent règlement.

2 Avant de formaliser l’accord spécifique, les entités de l’Union ou les organismes du secteur public mettant en place le bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité veillent à ce que: a) le bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité satisfasse aux critères énoncés à l’article 3 et précisés dans la liste de contrôle figurant à l’annexe du présent règlement; b) le bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité ait fait l’objet d’une notification à la Commission et, le cas échéant, que sa mise en place ait été autorisée par la Commission conformément à l’article 11, paragraphe 4, du règlement (UE) 2024/903 et à l’article 5 du présent règlement.

3 Un bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité est mis en place pour une période initiale qui ne devrait pas dépasser trois ans. Un bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité peut être reconduit selon la procédure prévue à l’article 7. La participation au «bac à sable» réglementaire en matière d’interopérabilité commence et prend fin pendant la durée de vie du bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité, sans dépasser la durée maximale de participation à un bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité prévue à l’article 12, paragraphe 2, du règlement (UE) 2024/903.

1 Tout organisme du secteur public ou toute entité de l’Union peut participer à la mise en place d’un bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité, sous réserve des conditions énoncées dans le présent règlement.

2 La mise en place d’un bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité devrait contribuer à la réalisation des objectifs énoncés à l’article 11, paragraphe 2, du règlement (UE) 2024/903.

3 Les organismes du secteur public ou les entités de l’Union évaluent, avant de mettre en place un nouveau bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité, la possibilité d’être associés à un bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité existant couvrant le même domaine ou d’établir un lien avec des bacs à sable réglementaire existants couvrant un domaine qui recoupe celui qu’ils veulent couvrir.

4 Les coordinateurs du bac à sable réglementaire concluent un accord spécifique sur la mise en place d’un bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité, qui contient au minimum les éléments suivants: a) une description de l’objectif, du domaine couvert et des éléments livrables du bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité, en particulier la manière dont ce dernier contribue efficacement à la réalisation des objectifs énoncés à l’article 11, paragraphe 2, du règlement (UE) 2024/903, les solutions d’interopérabilité innovantes qui peuvent être développées, explorées, testées ou validées dans ce bac à sable et les questions réglementaires en suspens couvertes par le bac à sable, ainsi que sa durée prévue; b) un plan de gouvernance décrivant le fonctionnement du bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité, y compris la gestion des projets dans le bac à sable, définissant des modalités claires et transparentes de collaboration entre les participants, les autorités de régulation et tout autre acteur participant au bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité, et établissant les rôles et responsabilités des participants qui entrent dans le bac à sable ou le quittent; les coordinateurs du bac à sable réglementaire peuvent convenir de la façon dont les tâches énoncées à l’article 9 du présent règlement sont réparties entre eux; c) une description d’un mécanisme de gestion des risques destiné à la surveillance, au suivi et à l’atténuation des risques, garantissant la protection des droits fondamentaux, de la santé et de la sécurité ainsi que la protection des données à caractère personnel, étayé par des politiques et des procédures claires pour remédier aux éventuelles violations de ces droits fondamentaux, des normes de santé et de sécurité et de la protection des données à caractère personnel; d) une description d’un cadre pour l’évaluation et l’établissement de rapports concernant l’ensemble du bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité et les projets menés dans le cadre de ce bac à sable, y compris les mécanismes permettant de suivre les progrès, de résoudre les problèmes, de consigner les enseignements tirés et les éventuelles actions de suivi, et d’assurer l’alignement sur les objectifs réglementaires; e) lorsqu’il est envisagé, dans le cadre des projets menés dans le bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité, de traiter des données à caractère personnel, des précisions sur les informations mentionnées à l’article 11, paragraphe 4, du règlement (UE) 2024/903.

5 Les coordinateurs du bac à sable réglementaire conviennent de lancer au moins un projet sous réserve des conditions énoncées dans l’accord spécifique et au chapitre III du présent règlement en établissant un projet de plan spécifique.

Les coordinateurs du bac à sable réglementaire désignent entre eux un point de contact unique aux fins de la communication avec la Commission tout au long de la durée de vie du bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité.

1 Si des organismes du secteur public ou des entités de l’Union souhaitent mettre en place un bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité, ils envoient une demande conjointe par l’intermédiaire du portail «Europe interopérable».

2 La demande conjointe contient toutes les informations nécessaires à la Commission pour évaluer la conformité des demandes des seuls organismes du secteur public avec les critères énoncés à l’article 3 du présent règlement.

3 La Commission informe le point de contact unique de sa décision concernant la demande visée au paragraphe 1. Si la décision est négative, les coordinateurs du bac à sable réglementaire peuvent présenter une demande de réexamen motivée dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la décision de la Commission. La Commission examine la demande de réexamen dans un délai de 30 jours et notifie au point de contact unique sa décision concernant cette demande.

4 La date de début des activités menées dans un bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité figurant dans l’accord spécifique n’est pas antérieure à la réception de la notification visée au paragraphe 3.

1 La Commission crée, au sein du portail «Europe interopérable», une interface unique dédiée à l’information et à l’échange d’informations sur les bacs à sable réglementaires en matière d’interopérabilité, qui comprend: a) des informations d’ordre général et des lignes directrices à l’intention des entités de l’Union et des organismes du secteur public intéressés par la mise en place d’un bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité, y compris des éléments qui aident les parties prenantes à échanger des informations, des demandes et des bonnes pratiques; b) des informations spécifiques sur chacun des bacs à sable réglementaires en matière d’interopérabilité mis en place, notamment les critères d’éligibilité et de sélection pour la participation aux bacs à sable réglementaires en matière d’interopérabilité et des informations sur les projets, en cours et clos, menés dans ces bacs à sable.

2 Le point de contact unique recueille toutes les informations manquantes, mentionnées au paragraphe 1, point b), au moins 10 jours avant le début des activités dans le bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité et les communique à la Commission. Le point de contact unique met régulièrement à jour les informations relatives aux projets dans le cadre du bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité.

1 Les coordinateurs du bac à sable réglementaire peuvent décider de reconduire le bac à sable si les conditions suivantes sont remplies: a) les objectifs du bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité n’ont pas encore été atteints; b) le bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité n’est pas fermé conformément à l’article 8.

2 Si les coordinateurs du bac à sable réglementaire décident de reconduire le bac à sable, ils suivent la procédure prévue à l’article 5.

3 Si les coordinateurs du bac à sable réglementaire souhaitent apporter des modifications substantielles à l’accord spécifique mentionné à l’article 2, paragraphe 1, y compris, entre autres, des modifications concernant le nombre et l’identité des coordinateurs du bac à sable réglementaire, ou la prolongation du délai nécessaire pour atteindre les objectifs du bac à sable qui avait été initialement convenu, les coordinateurs entament la procédure de reconduction conformément au paragraphe 2.

1 Les coordinateurs du bac à sable réglementaire ferment le bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité dans l’un des cas suivants: a) le bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité a atteint ses objectifs; b) la date de fin des activités du bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité, fixée conformément à l’article 2, paragraphe 3, a été atteinte et les coordinateurs du bac à sable réglementaire ne sont pas parvenus à un accord sur sa reconduction; c) la Commission n’a pas autorisé la reconduction en vertu de l’article 7; d) le financement nécessaire à la poursuite des activités du bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité n’est pas disponible.

2 Lors de la fermeture du bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité, les coordinateurs du bac à sable veillent à ce que tous les projets du bac à sable aient été correctement clos, conformément à l’article 15.

3 Les coordinateurs du bac à sable réglementaire soumettent le rapport final visé à l’article 12, paragraphe 8, du règlement (UE) 2024/903 dans les trois mois suivant la fermeture du bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité.

1 Les coordinateurs du bac à sable réglementaire gèrent les activités dans le bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité ainsi que les projets qui y sont liés tout au long de la durée de vie de ce bac à sable.

2 Les coordinateurs du bac à sable réglementaire sont spécifiquement chargés des tâches suivantes: a) inviter les régulateurs à participer au bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité; b) orienter le dialogue réglementaire avec les régulateurs concernés autour de la mise en place des projets et des apprentissages tirés de ceux-ci; c) décider du nombre de projets qui sont menés de manière séquentielle ou en parallèle pendant la durée de vie du bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité; d) publier des appels à participer au bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité sur le portail «Europe interopérable» et admettre les participants au bac à sable, tel que prévu à l’article 10; e) sélectionner les projets à mettre en œuvre dans le bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité, tout en vérifiant que chaque projet reste dans le domaine couvert par ce bac à sable, en accordant une attention particulière aux aspects suivants: soutenir l’interopérabilité transfrontière des services publics numériques transeuropéens impliquant des participants d’au moins deux États membres différents, ou d’au moins un organisme du secteur public et une entité de l’Union, contribuer au développement, aux essais et à la validation d’une solution d’interopérabilité innovante, et recenser les questions réglementaires spécifiques en jeu et les orientations que devraient fournir les autorités chargées de la surveillance du bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité; f) veiller à ce que la participation se fasse sur la base d’un plan spécifique; g) fixer un délai pour la participation à un projet; h) décider de l’extension d’un projet, conformément à l’article 12, paragraphe 2, du règlement (UE) 2024/903; i) mettre fin à un projet, conformément à l’article 15; j) veiller à ce que des rapports périodiques et finaux soient présentés à la Commission et au comité «Europe interopérable»; k) mettre en place un cadre de gestion des risques, tel que mentionné à l’article 12.

3 Si, dans le cadre de projets menés dans le bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité, il est nécessaire de traiter des données à caractère personnel, les coordinateurs du bac à sable réglementaire prennent les mesures nécessaires pour permettre aux autorités compétentes en matière de protection des données d’accomplir efficacement leurs tâches de surveillance, comme le prévoit l’article 11, paragraphe 1, du règlement (UE) 2024/903.

1 Les coordinateurs du bac à sable réglementaire publient sur le portail «Europe interopérable» des informations concernant les critères d’éligibilité et de sélection applicables à la participation au bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité. Ces critères comprennent la fourniture d’informations sur la possibilité pour les acteurs GovTech, notamment les organisations nationales ou européennes de normalisation, les organismes notifiés, les laboratoires de recherche et d’expérimentation, les pôles d’innovation et les entreprises souhaitant tester des solutions d’interopérabilité innovantes, en particulier les PME et les start-up, de participer au bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité, comme le prévoit l’article 12, paragraphe 1, du règlement (UE) 2024/903.

2 Les coordinateurs du bac à sable réglementaire statuent sur les demandes d’autres entités de l’Union, organismes du secteur public ou acteurs GovTech désirant être associés au bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité en tant que participants ou autres acteurs, sur la base des règles applicables au bac à sable concerné, publiées sur le portail «Europe interopérable» conformément au paragraphe 1.

3 Les participants ou autres acteurs soumettent aux coordinateurs du bac à sable réglementaire une déclaration d’engagement prévoyant l’acceptation des obligations et dans laquelle le candidat donne l’assurance qu’il remplira les conditions financières, organisationnelles, liées aux ressources humaines et toute autre condition pertinente à cet effet.

1 Les participants qui ont été admis dans un bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité conformément à l’article 10 sont soumis aux obligations suivantes: a) contribuer au plan spécifique; b) assumer l’entière responsabilité, conformément à l’article 12, paragraphe 5, du règlement (UE) 2024/903, de la légalité du développement, de l’exploration, des essais et de la validation de la solution d’interopérabilité; c) veiller à ce que les solutions d’interopérabilité testées dans les bacs à sable réglementaires en matière d’interopérabilité soient conformes à toutes les exigences légales applicables et aient obtenu toutes les autorisations ou approbations nécessaires de la part des autorités compétentes avant le lancement des projets, ou à ce que les autorités compétentes participent au bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité; d) si des données à caractère personnel sont traitées dans le cadre d’un bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité, veiller à ce que ce traitement soit pleinement conforme à la législation applicable en matière de protection des données et convenir avec les autorités compétentes en matière de protection des données, visées à l’article 12, paragraphe 1, du règlement (UE) 2024/903, de leur participation attendue au bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité et aux projets menés dans le cadre de ce dernier; e) souscrire à un cadre de gestion des risques, tel que prévu à l’article 12; f) faire régulièrement rapport sur les apprentissages issus du bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité, conformément à l’article 13; g) garantir la licéité du traitement des données à caractère personnel effectué dans le cadre des projets, conformément à l’article 15, paragraphe 3.

2 Les participants peuvent quitter le bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité dans les conditions énoncées à l’article 14.

1 Les coordinateurs du bac à sable réglementaire établissent le processus de gestion des risques pour le bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité couvrant le mécanisme de gestion des risques visé à l’article 12, paragraphe 3, point d), du règlement (UE) 2024/903. Les coordinateurs du bac à sable réglementaire définissent, mettent en œuvre et contrôlent les objectifs généraux de gestion des risques pour le bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité, y compris les normes spécifiques de gestion des risques applicables à tous les projets menés dans le cadre de ce bac à sable, en tenant dûment compte de toute exigence en matière de gestion des risques rendue obligatoire par d’autres dispositions législatives applicables. Les coordinateurs du bac à sable réglementaire assurent une communication efficace sur la gestion des risques entre les participants, les autorités compétentes et les autres parties prenantes.

2 Les coordinateurs du bac à sable réglementaire élaborent, pour chaque projet, un plan spécifique de gestion des risques qui suit le processus de gestion des risques visé au paragraphe 1.

3 Les coordinateurs du bac à sable réglementaire désignent l’un d’entre eux comme gestionnaire des risques pour chaque projet. Le gestionnaire des risques veille à ce que le projet respecte le plan spécifique de gestion des risques visé au paragraphe 2 du présent article. Lorsque des risques sont recensés, le gestionnaire des risques veille à ce que des mesures d’atténuation appropriées soient prises.

4 S’il n’est pas possible d’atténuer les risques de manière appropriée, le gestionnaire des risques peut suspendre temporairement, à titre de mesure de sauvegarde immédiate, la participation de tout projet ou de tout participant au bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité. Le gestionnaire des risques en informe rapidement les coordinateurs du bac à sable réglementaire et les autorités compétentes. Le point de contact unique notifie cette suspension temporaire à la Commission.

5 Le gestionnaire des risques tient des registres des activités de gestion des risques pour chaque projet et les met à la disposition de tous les coordinateurs du bac à sable réglementaire et de la Commission pour examen.

1 Les coordinateurs du bac à sable réglementaire mettent en place un mécanisme de rapports périodiques couvrant au moins les aspects mentionnés à l’article 12, paragraphe 8, du règlement (UE) 2024/903. Si des données à caractère personnel sont traitées dans le cadre des projets, les rapports comprennent des indicateurs évaluant l’efficacité de la solution d’interopérabilité innovante en ce qui concerne la qualification des données à caractère personnel, ainsi que l’exactitude et l’équité de ce qui est produit et la facilité d’utilisation des résultats générés par la solution pour les autorités compétentes.

2 Le mécanisme comprend la collecte permanente de données de tous les projets afin de garantir le suivi des progrès, la gestion des risques et le maintien de la conformité aux objectifs et exigences légales des bacs à sable réglementaires en matière d’interopérabilité. Le mécanisme couvre l’établissement de rapports sur les apprentissages issus du dialogue avec les autorités de régulation.

3 Les coordinateurs du bac à sable réglementaire soumettent à la Commission et au comité «Europe interopérable» les rapports périodiques visés à l’article 12, paragraphe 8, du règlement (UE) 2024/903 au moins une fois tous les six mois à compter de la mise en place du bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité.

4 Tous les rapports sont publiés sur le portail «Europe interopérable». Les rapports ne contiennent pas d’informations confidentielles.

1 Si un participant souhaite quitter le bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité avant la clôture du projet auquel il participe, telle que prévue à l’article 15, ou avant la fin de la tâche assignée dans le plan spécifique, il fournit aux coordinateurs du bac à sable réglementaire et à la Commission une explication détaillée des raisons de son départ.

2 Les participants quittant un bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité sont soumis aux obligations suivantes: a) satisfaire à toutes les exigences en suspens liées au suivi de leurs activités et à l’établissement de rapports sur ces dernières; b) veiller à ce que les données collectées et toute solution d’interopérabilité développée pendant la durée de vie du bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité soient gérées conformément à la législation applicable et aux conditions d’admission au bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité, telles que définies par les coordinateurs du bac à sable; et c) prendre toutes les mesures nécessaires pour atténuer les risques potentiels pour la réussite du projet de bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité et pour les services publics et leur fourniture, qui sont associés au fait que le participant quitte le bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité et ses projets spécifiques.

3 Lorsqu’un participant quitte un bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité, les coordinateurs de ce bac à sable évaluent les mesures nécessaires au regard des obligations énoncées à l’article 9.

1 Les coordinateurs du bac à sable réglementaire clôturent un projet dans le bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité dans l’un des cas suivants: a) les objectifs du projet ont été réalisés avant la fin de la durée initiale maximale; b) les régulateurs participant au bac à sable réglementaire en matière d’interopérabilité ou d’autres autorités compétentes ont demandé la clôture du projet et aucune mesure palliative n’est envisageable; c) le financement nécessaire à la poursuite des activités n’est pas disponible; d) le projet ne remplit plus les critères minimaux en termes de domaine couvert et de participation énoncés dans son plan spécifique et aucune mesure palliative n’est envisageable.

2 Si les coordinateurs du bac à sable réglementaire prévoient de clore un projet avant la date de fin initialement prévue, ils en informent tous les participants en temps utile.

3 Les données à caractère personnel qui ont été traitées à titre exceptionnel en vue d’atteindre les objectifs d’un projet ne sont pas utilisées comme données opérationnelles en dehors des projets, à moins qu’il n’existe une base juridique appropriée autorisant un changement de finalité.

4 Dans les trois mois suivant la clôture des projets, les coordinateurs du bac à sable réglementaire: a) publient sur le portail «Europe interopérable» ou sur un portail, un catalogue ou un répertoire connecté au portail «Europe interopérable» les solutions d’interopérabilité et les matériels connexes développés au cours du projet, y compris la documentation, l’historique des versions, le code source documenté et les références aux normes ouvertes ou aux spécifications techniques utilisées, si ces solutions et matériels sont conformes aux critères de qualité applicables pour le portail «Europe interopérable»; b) lorsque des solutions sont publiées en code source ouvert, utilisent l’EUPL ou une autre licence libre appropriée; c) indiquent clairement si des restrictions en matière de partage s’appliquent pour des raisons liées: à des droits de propriété intellectuelle détenus par des tiers, à la protection d’infrastructures critiques sensibles, à la protection des intérêts de la défense ou de la sécurité publique.

Le présent règlement entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne.